نقشه راه پیاده‌سازیERP در صنایع

به گزارش گروه بازار خبرگزاری علم و فناوری آنا، پیاده‌سازی نرم‌افزار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) با هدف مدیریت یکپارچه تمام بخش‌های یک سازمان شامل شش مرحله «بررسی، برنامه‌ریزی و گزینش»، طراحی، توسعه، آزمایش، استقرار و «پشتیبانی و به‌روزرسانی» است.

نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی(ERP) به شکلی منسجم و یکپارچه فرایندهای کسب‌وکار را سازمان‌دهی می‌کنند. آنها میان کارکردهای مجزا وحدت و انسجام ایجاد می‌کنند و کاری می‌کنند که فرایندها و تصمیم‌گیری‌ها بر اساس داده‌های دقیق و یکدست انجام شود. اما پیاده‌سازی ERP در سازمان نیازمند اجرای یک برنامه دقیق و حساب‌شده است.

پیاده‌سازی ERP در شش گام

پیاده‌سازی نرم‌افزار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) با هدف مدیریت یکپارچه تمام بخش‌های یک سازمان شامل شش مرحله «بررسی، برنامه‌ریزی و گزینش»، طراحی، توسعه، آزمایش، استقرار و «پشتیبانی و به‌روزرسانی» است. اگرچه این مراحل برای هر کسب‌وکاری تا اندازه‌ای متفاوت است و امکان همپوشانی مراحل مختلف هنگام پیاده‌سازی هم وجود دارد، اما کلیات مراحل در این شش مرحله تعریف می‌شوند.

در گام «بررسی، برنامه‌ریزی و گزینش» یک گروه از متخصصان شرکت برای اجرای پروژه پیاده‌سازیERP تشکیل می‌شود و الزامات و ویژگی‌های درخواستی، مطابق نیازها و مشکلات کنونی سازمان را تعیین می‌کنند. این گروه همچنین برنامه اجرای پروژه و مقاطع زمانی فرایند پیاده‌سازی را مشخص می‌کنند، درباره سیستم و طراحی آن تصمیم می‌گیرند و در نهایت برای اختصاصی یا ابری بودن سیستم تصمیم‌گیری می‌کنند و پس از جستجو و تحقیق، محصولات ERP مطلوب را گزینش و خریداری می‌‌کنند و پس از آن کارهای مدیریت روزمره پروژه را انجام می‌دهند. در گام دوم با توجه به ویژگی‌های درخواستی و گردش‌های کاری کنونی سازمان باید سیستم ERP طراحی شود.

اما گام سوم «توسعه» سیستم است، این مرحله شامل پیکربندی کردن و در صورت لزوم سفارشی‌سازی نرم‌افزار ERP بر اساس طراحی گام پیشین است. در این مرحله باید یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگری که با ERP جایگزین نمی‌شوند نیز انجام شود. اگر سیستم ERP اختصاصی انتخاب شده است باید سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای لازم تهیه و نصب شوند. در این مرحله باید تصمیم‌گیری درباره اینکه کدام داده‌ها به سیستم جدید منتقل شوند انجام شود.

گام «آزمایش» ممکن است همزمان با مرحله توسعه انجام شود. مثلا تعدادی از ماژول‌ها و قابلیت‌ها آزموده شوند، اصلاحات لازم در نرم‌افزار اعمال شود و سپس دوباره آزمایش شوند. یا در حالی که یک ماژول در حال توسعه است، کار آزمایش ماژولی دیگر انجام شود.

گام «استقرار» همان مرحله آغاز به کار سیستم است. در این مرحله ممکن است مشکلاتی فنی یا چالش‌هایی برای کاربران پیش بیاید که لازم است به آنها رسیدگی شود. بهتر است برخی داده‌ها در مراحل قبل از استقرار منتقل شوند و برخی داده‌ها (مثل تراکنش‌های کنونی) باید درست پیش از آغاز به کار انتقال یابند. برخی سازمان‌ها همه ماژول‌ها را با هم راه‌اندازی می‌کنند و برخی دیگر کار را با استقرار ماژول‌هایی که اولویت بالاتری دارند شروع می‌کنند.

در مرحله «پشتیبانی و به‌روزرسانی» تغییرات لازم در سیستم برپایه بازخورد‌های کاربران انجام می‌شود. اگر سیستم ERP اختصاصی تهیه شده، لازم است به‌روزرسانی‌های دوره‌ای نرم‌افزار نصب شوند و حتی ممکن است با گذشت زمان به ارتقای سخت‌افزاری نیاز داشته باشیم. اما چنانچه از سیستم ERP ابری استفاده می‌‌کنیم احتمالا خود عرضه‌کننده سیستم بصورت خودکار نرم‌افزار را به‌روزرسانی می‌کند.

شیوه‌نامه پیاده‌سازی راهکار جامع سازمانی فنارپی

فنارپی، نخستین ERP ایرانی در ابعاد کلان است که متخصصان شرکت دانش‌بنیان فناپ زیرساخت طراحی و پیاده‌سازی کرده‌اند. نسل جدیدی از راهکارهای جامع سازمانی در صنعت 4 که بر مبنای تجارب بین‌المللی و پوشش‌دهی قوانین کسب و کار ایران توسعه یافته است. از آنجا که استفاده از شیوه‌نامه مناسب از مهم‌ترین عوامل تأثیرگذار در موفقیت یک ERP محسوب می‌شود، فناپ زیرساخت برای پیاده‌سازی فنارپی یک شیوه‌نامه دارد. شیوه‌نامه مجموعه‌ای سازمان یافته از رویه‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهایی است که برای راهبری پروژه، دستیابی به اهداف و البته کاهش مشکلات درجریان پروژه توسعه یافته بکار می‌آید.

گام‌های شیوه‌نامه پیاده‌سازی فنارپی

گام صفر، مذاکره و قرارداد است، برگزاری نشست‌های مشترک، بررسی درخواست‌ها، ارائه پروپوزال، برگزاری جلسات ارائه محصول و سرانجام عقد قرارداد از مهم‌ترین اقدامات این گام هستند پس از آن برای مرحله «آماده‌سازی» آغاز می‌شود که بر برنامه‌ریزی و آماده‌سازی‌های اولیه و تعریف اهداف، تمرکز دارد. از اقدامات مهم این گام، تعریف و شفاف‌سازی محدوده (Scope) و منشور پروژه(استراتژی اجرا، اهداف، حوزه، زمانبندی‌ها، مسئولیت‌ها، سازمان اجرایی و...)، تشکیل تیم‌های کاری (تیم‌ها و کمیته‌های اجرایی و مشورتی و…)، تعریف مراحل و اقداماتی که در ادامه پروژه باید انجام بشود و سرانجام برنامه‌ریزی پروژه و تهیه سند PMPاست، که اصول، ضوابط و روش‌های مدیریت یک پروژه نرم‌افزاری را تعیین می‌کند.

در گام «تدوین الزامات» هدف اصلی، ایجاد دغدغه و درکی مشترک در همه ذی‌نفعان و افراد درگیر در پروژه، نسبت به رویه‌ها و اقداماتی است که برای دستیابی به اهداف پروژه باید محقق شوند. جمع‌آوری دقیق اطلاعات از الزامات این گام است که از طریق جلسات و مصاحبه، استفاده از پرسشنامه و سایر ابزارها، تحقق می‌یابد.

در این گام باید به الزامات آتی کسب و کار، اطلاعاتی که هر فرایند لازم دارد یا در هر فرایند تولید می‌شود هم توجه بشود. خروجی اصلی این گام، سندی تفصیلی است که در آن به کلیه الزامات پروژه، پرداخته شده است.

در گام « ارائه راهکار» به توسعه و تکمیل همه فرایندهای کسب و کاری در سامانه ERP پرداخته می‌شود. به این معنی که همه الزامات در سیستم تنظیم شده و در صورت نیاز توسعه داده می‌شوند. بطور معمول حدود 80درصد اطلاعات لازم برای تنظیمات، از اسناد گام پیشین استخراج شده و برای 20 درصد بقیه که برای fine-tuning مورد نیاز هستند، باید مطالعات و بررسی‌های جدیدی صورت بگیرد. همچنین در این گام باید به تست تنظیمات انجام شده، نیازمندی‌های توسعه داده شده و انتقال دانش بین اعضای تیم پروژه نیز توجه شود.

«انتقال و اجرا» همان مرحله بهره‌برداری است که از انجام تنظیمات سیستم، تست سیستم (که پیش از این نیز در گام های قبل، شروع شده بود) آغاز می‌شود و به اقدامات لازم برای انتقال و تغییر سیستم‌ها (Cut Over Activities) می‌رسد و آموزش کاربران نهایی، آزمون‌های کارکردی و غیر کارکردی، تکمیل و اصلاح تنظیمات انجام شده و انتقال داده‌ها از سیستم‌های پیشین و همه فعالیت‌هایی که برای اجرای اولیه لازم هستند را دربر می‌گیرد و همچنین به مواردی همچون استراتژی اجرای Go-live ، نگهداری و تعمیرات پیش‌گیرانه سیستم و زیرساخت‌های مربوطه آن، رفع مشکلات و پاسخگویی به موارد کاربری و… نیز پرداخته می‌شود.

اما پس از اجرای فنارپی، کار تمام نمی‌شود ما نیازمند سه کار بسیار مهم در مرحله «پشتیبانی» هستیم که شامل بهینه‌سازی سیستم، پایش سیستم و تراکنش‌های آن و ایجاد بستر پشتیبانی و انجام پشتیبانی است.

اجراکردن سیستم، پیچیده نیست، بلکه هنر در اجرای روان سیستم، بدون رخ‌دادن مشکلات و حوادث ناشی از تغییر سیستم است. کلید دستیابی به آن نیز آماده‌سازی مناسب و استفاده از سناریوهای تحلیلی پیش از اجرای سیستم و پشتیبانی مناسب پس از اجرای سیستم است؛ این امر با در نظر گرفتن همه کارکردهای سیستم، مستندسازی صحیح، برنامه‌های نگهداری و تعمیرات سیستم، پشتیبانی مناسب و… محقق می‌شود.