کاربرد مدیریت دانش در پروژه و موفقیت آن

به گزارش خبرگزاری آنا؛ مهم نیست که چه نوع سازمان یا کسب‌وکاری را اداره می‌کنید، هر پروژه به مقدار قابل‌توجهی دانش، داده، اطلاعات و تخصص نیاز دارد تا موفقیت خود را تضمین کند. با استفاده از سیستم مدیریت دانش در پروژه و کسب و کار، می‌توان دانش و اطلاعات را به بهترین شکل ممکن مدیریت، ذخیره و اشتراک‌گذاری کرد.

در این مطلب با عنوان کاربرد مدیریت دانش در پروژه، به بررسی انواع سیستم مدیریت دانش پرداخته شده که می‌توانید آن را صورت کاربردی در سازمان خود اجرایی کنید. همچنین توضیحاتی در مورد اینکه چگونه استفاده از این سیستم می‌تواند برای مدیران پروژه سودمند باشد رائه خواهد شد.

سیستم مدیریت دانش چیست؟

مدیریت دانش فرآیند سازماندهی، مدیریت، جمع آوری و به اشتراک گذاری اطلاعات و دانش است. مدیریت دانش در پروژه و سازمان با کمک سیستم مدیریت دانش انجام می‌شود. در مدیریت پروژه، بزرگ‌ترین مانع هم برای سازمان و افراد فعال، استفاده بهینه از این اطلاعات و دانش است تا بتوانند به خوبی تصمیم بگیرند، به آرامی عمل کنند و در محیطی رقابتی خود را مطرح کنند.

تعریف مدیریت دانش (Knowledge Management) KM در مدیریت پروژه شامل تمام جنبه‌های حیاتی مانند نوآوری، تغییر، بهبود عملکرد، انتخاب استراتژی‌های مناسب و پیاده‌سازی آن‌ها برای مدیران پروژه است. همچنین برای سازمان‌های کوچک که معمولاً اهمیت منابع و زمان برای مدیریت دانش را نادیده می‌گیرند امری بسیار ضروری و مهم است.

منبع مدیریت دانش

در سال 1990 (نزدیک به 3 دهه پیش)، مدیریت دانش چیزی جز کتابخانه‌های شرکتی، کارآموزی، بحث‌های گروهی، انجمن‌های گفتگو و برنامه‌های آموزشی نیود. با پیشرفت تکنولوژی، این مفهوم راه درازی را پیموده و در سال 1999 به عنوان "مدیریت دانش شخصی" شناخته شد زیرا سطح آن براساس سطح خود شخص مشخص می‌شد.

بعدها، استفاده از مدیریت دانش ضروری‌تر شد و بیشتر سازمان‌ها آن را به‌عنوان یک استراتژی مهم برای توسعه خود در نظر گرفتند. شرکت‌ها شروع به درک اهمیت آن کردند و فهمیدند که چگونه با کاربرد مدیریت دانش در سازمان می‌توانند فرآیند یادگیری را بهبود بخشیده و در فرهنگ سازمان تغییر ایجاد کنند. امروزه مدیریت دانش سازمانی به خوبی به نفع افراد و سازمان‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد.

انواع سیستم مدیریت دانش

همانطور که از نام آن پیداست، سیستم مدیریت دانش فرآیندی برای استفاده و پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان شما ارائه داده و بخش مهمی از مفهوم کلی آن است. انواع سیستم مدیریت دانش مختلفی وجود دارد و هدف آنها بازیابی و ذخیره دانش، داده‌ها و اطلاعات حیاتی است.

در مجموع، شما به عنوان مدیر پروژه می‌توانید تصمیمات تجاری خوبی بگیرید، اما هوش تجاری شما اهمیت منحصر به فردی دارد که مبتنی بر دانش است. از سوی دیگر، این سیستمهای مبتنی بر دانش یک ابزار کامل هستند که هم دانش ضمنی و هم دانش آشکار را دربرمی‌گیرد.

سیستم مدیریت دانش از نظر فنی یک سیستم فناوری اطلاعات دارای برنامه‌های نرم افزاری مختلفی است که توسط یک رابط مرکزی متصل و کنترل می‌شوند. در کنار آموزش کارکنان جدید و حفظ پیشرفت آنها، سامانه مدیریت دانش نیز به رشد فروش کمک می‌کند. انواع و چند مثال سیستم مدیریت دانش عبارتند از:

• سیستم گروه‌افزار مدیریت دانش

• شبکه معنایی

• سیستم مدیریت محتوا یا CMS (content management system)

• سیستم‌های شبیه‌سازی

• ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی

• اکسترانت/ اینترانت

• داده کاوی

• انبار داده‌

• پشتیبانی تصمیم

• سیستم‌های مدیریت اسناد

کاربرد مدیریت دانش در پروژه چیست؟

دانش مدیریت پروژه عمدتاً برای کمک به سازمان‌ها در اجرای فعالانه و سازنده پروژه‌ها سازماندهی شده است. با مدیریت صحیح دانش در عمل، می‌توانید با مجموعه‌ای از اطلاعات و مهارت‌های مناسب به ابزارها دسترسی پیدا کنید که استفاده بهینه از این ابزارها در مدیریت پروژه بسیار موثر است.

استفاده صحیح از مدیریت دانش می‌تواند منجر به افزایش بهره‌وری، سود قابل‌توجه و دستیابی به اهداف سازمان شود.

دلایل اجرای مدیریت دانش در پروژه سازمان

• کار تیمی بهتر

• درک و اجرای بهترین شیوه‌ها در مدیریت پروژه

• برخورد بهتر با مناطق خاکستری (منظور از منطقه خاکستری منطقه یا موقعیتی است که در آن تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه چیزی درست است و چه چیزی اشتباه، دشوار است.)

• بهبود عملکرد محصول

• افزایش بازدهی تیم‌های پروژه

• واکنش صحیح به موقعیت‌های متفاوت و در حال تغییر

• مهار بهره‌وری منفی تیم‌ها

پس از بیان کاربرد و مزایای مدیریت دانش در پروژه، اکنون ممکن است بخواهید نحوه استفاده از آن را یاد بگیرید. در ادامه راه‌هایی برای بهره‌مندی حداکثری و اجرای مدیریت دانش در مدیریت پروژه برآورد شده است:

پذیرش و مدیریت تغییرات را بیاموزید

این واقعیت را نمی‌توان انکار کرد که تغییر بخشی از زندگی ماست. اما همین قانون در مورد مدیریت پروژه نیز صدق می‌کند. بنابراین، برای مدیران پروژه حیاتی است که از آنچه در آینده اتفاق می‌افتد استقبال کنند و راهی برای مدیریت آن بیابند.

اگر می‌خواهید تحولی بزرگ در پروژه خود مشاهده کنید، زمان آن رسیده است که پایگاه‌های دانش بزرگی ایجاد کنید. برای این نوع سرمایه‌گذاری‌ها، اتخاذ تغییرات اطلاعاتی در مورد بهره‌وری افراد حیاتی است.به این ترتیب، ابزارهای مدیریت دانش در پروژه برای تشکیل و حفظ یک سرمایه‌گذاری بزرگ، حفظ سرعت هر فرد و حفظ شفافیت در همه رفتارها و سیاست‌ها مفید است.

مدیران پروژه می‌توانند از طریق برنامه‌های آموزشی، ابزارهای اختصاصی، کارگاه‌ها، آموزش‌های عملی و تعاملات گام‌به‌گام به پایگاه دانش دسترسی داشته باشند.

حفظ و نگهداری دانش سازمان

مدیران پروژه همچنین در ادغام و کاهش مقیاس شرکت‌ها مشارکت دارند. مدیران پروژه با سیستم مدیریت دانش می‌توانند خدمات منحصربه‌فرد خود را به هر شرکت یا برنامه همراه با اهداف اختصاصی یک سازمان ارائه دهند.

به عنوان مثال، وقتی صحبت از ادغام بین شرکت‌هایی می‌شود که زمانی رقیب یکدیگر بودند، مدیران پروژه می‌توانند ارتباطات تاکتیکی بین شرکت‌ها را برای دستیابی به چشم انداز تعریف شده برنامه‌ریزی کنند و همگام با تغییرات در فناوری و رشد کارکنان گام بردارند. همچنین در نظر گرفتن شرایط جهانی که همه ما در آن کار می‌کنیم و تعداد زیادی از ذی‌اثران درگیر در پروژه‌ها بسیار مهم است. ما اغلب با این چالش‌ها روبرو هستیم.

در صورت کاهش مقیاس، منابع اطلاعاتی افراد سازمان نیز در اختیار مدیران پروژه قرار می‌گیرد. بنابراین، داشتن یک نرم افزار مدیریت دانش برای جمع آوری منابع حیاتی بسیار ضروری است. شرکت‌ها باید آن منابع را برای استخدام مجدد در آینده بازآفرینی کنند و این می‌تواند منحنی یادگیری را حتی پیچیده‌تر کند.

از این‌رو، برای مدیران پروژه رویکردهای متعددی بمنظور تشویق به اشتراک‌گذاری دانش توسط کارکنان وجود دارد. برخی از نمونه‌های رایج در روش‌های رسمی، جلسات هیئت مدیره، آموزش اداری و سمینارهایی هستند که ممکن است کاملاً قدیمی به نظر برسند. برخی از راه‌های غیررسمی بحث از طریق رسانه‌های اجتماعی و گفتگو با قهوه است. این می‌تواند به شکستن مانع بین کارکنان ارشد و پایین‌تر کمک کند. به این ترتیب، مدیران پروژه می‌توانند به کارمندان خود اجازه دهند تا به روش های غیررسمی نیز با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

انتهای رپرتاژ خبری/ ر