نحوه فرآیند الکترونیکی تسویه حساب و فارغ‌التحصیلی دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی

به گزارش خبرنگار حوزه دانشگاه و سیاست گروه دانشگاه خبرگزاری آنا، بخشنامه الکترونیکی شدن فرآیند تسویه حساب و انجام امور فارغ‌التحصیلی و صدور دانشنامه‌ها و گواهی‌های مرتبط با امور فارغ‌التحصیلی دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی توسط دکتر طهرانچی، رئیس دانشگاه آزاد اسلامی به رؤسای استان‌ها، واحدها، مراکز آموزشی و معاونت آموزش‌های عمومی و مهارتی دانشگاه آزاد اسلامی ابلاغ شد.

بیشتر بخوانید:

فرآیند امور فارغ‌التحصیلی و صدور دانشنامه دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی الکترونیکی  شد + جزئیات

یکی از مهم‌ترین رویکردها و اقدامات راهبردی در راستای چابک و سبک‌سازی سازمان دانشگاه، انجام فرآیندهای کاری خود با به‌کارگیری فناوری اطلاعات و بهره‌گیری از این زیرساخت در راستای تسهیل و تسریع فعالیت‌های کاری است.

رخدادهای نوپدیدی مانند شیوع ویروس کرونا شرایطی را فراهم می‌کند تا دانشگاه هرچه بیشتر به اهمیت استفاده از فناوری اطلاعات پی ببرد و فعالیت‌های کاری دانشگاه را به این سمت و سو سوق دهد.
از این رو لازم است همه فرآیندها و اقدامات مرتبط با ارائه خدمات اداری در حوزه‌های آموزش و پژوهش بررسی شده و در بسته فناوری اطلاعات عملیاتی شود.

در این راستا و برای تسهیل و تسریع امور مذکور، بخشنامه الکترونیکی شدن فرآیند تسویه حساب و انجام امور فارغ‌التحصیلی و صدور دانشنامه‌ها و گواهی‌های مرتبط با امور فارغ‌التحصیلی دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی برای اجرا ابلاغ شده است.
الکترونیکی شدن فرآیند تسویه حساب و فارغ‌التحصیلی دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی
فرآیند تسویه حساب: به فرآیندی گفته می‌شود که با خاتمه امور آموزش و پژوهش در یک دوره آموزشی رسمی آغاز و با اخذ مفاصاحساب از سامانه ادامه یافته و با بسته شدن پرونده دانشجو و ارسال آن به اداره فارغ‌التحصیلان واحد جهت صدور گواهی موقت و دانشنامه به همراه ریزنمرات قابل ترجمه، خاتمه می‌یابد.
فرآیند صدور مدارک فارغ‌التحصیلی (گواهی موقت، دانشنامه و ریز نمرات قابل ترجمه): به فرآیندی گفته می‌شود که با دریافت پرونده آموزشی دانشجو از سوی حوزه فارغ‌التحصیلان واحد آغاز و با دریافت مدرک (گواهی موقت و دانشنامه) و ریزنمرات قابل ترجمه توسط دانشجوی فارغ‌التحصیل خاتمه می‌یابد.
دانش‌آموخته مشمول: به فارغ‌التحصیلان ذکوری گفته می‌شود که در زمان فراغت از تحصیل، مشمول خدمت وظیفه عمومی محسوب می‌شوند و باید بر اساس قوانین سازمان وظیفه عمومی به دوره ضرورت سربازی اعزام شوند. این دسته از فارغ‌التحصیلان فقط بر اساس ماده ۱۰ قانون خدمت وظیفه عمومی، مجاز به دریافت مدرک هستند.
نحوه اجرا

برای تسهیل فرآیند فارغ‌التحصیلی دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی، واحدهای دانشگاهی موظف هستند فرآیندهای اجرایی لازم را مطابق قوانین و مقررات دانشگاه به‌گونه‌ای طراحی کنند که بدون حضور دانشجو، فرآیند تسویه‌حساب در اسرع وقت صورت گرفته و پس از بسته شدن پرونده آموزشی، پژوهشی و دانشجویی، برای لغو معافیت تحصیلی مشمولان خدمت وظیفه عمومی و بررسی نهایی به امور فارغ‌التحصیلان تحویل شود.
هر واحد موظف است با توجه به سیاست‌ها و ابلاغیه‌های مرکز فناوری اطلاعات و شبکه علمی دانشگاه و سامانه‌های موجود در واحد، اقدام به ایجاد زیرساخت الکترونیکی تسویه حساب کرده و در یک فرآیند تعاملی، شرایطی را فراهم کند که بدون حضور دانشجو و گردش هرگونه اطلاعات به‌صورت فیزیکی، تسویه حساب دانشجو با بخش‌های مختلف واحد اعم از مالی، خوابگاه‌ها، کمیته انضباطی، آزمایشگاه‌ها، کتابخانه‌ها، گروه آموزشی، دانشکده، امور مشمولان و ... حداکثر در یک هفته کاری صورت گیرد. همه فرآیندهای مالی مربوط به این برنامه باید از طریق سامانه‌های پرداخت الکترونیکی تحت شبکه انجام شود

سامانه تسویه الکترونیکی به‌کار گرفته شده، باید با مجوز و نظارت مرکز فناوری اطلاعات و شبکه علمی دانشگاه طراحی شود.

واحدهای دانشگاهی موظف هستند، پیش از اتمام تحصیل دانشجویان، همه امکاناتی را که در اختیار دانشجو بوده (مانند تجهیزات آزمایشگاهی، اقلام کارگاهی، کتاب و... که باید به دانشگاه عودت داده شود)، از ایشان مطالبه کند.

ویژگی‌های سامانه‌های آموزشی باید به نحوی اصلاح شود که به‌صورت خودکار و بلافاصله پس از درج آخرین نمره دانشجو، فرآیند تسویه حساب و دانش‌آموختگی آغاز شود.

سامانه تسویه حساب فارغ‌التحصیلی دانشگاه باید امکان انجام هرگونه اقدام اعم از صدور مدرک و اخذ اسناد مورد نیاز (شامل عکس، اسناد سجلی و ...) و پرداخت‌های مالی مربوط را به‌صورت الکترونیکی فراهم کند.

فرآیند تحویل دانشنامه و سایر مدارک مربوط به فارغ‌التحصیلی باید طوری طراحی شود که مدارک فارغ‌التحصیلی توسط واحد در هر مقصدِ موردِ تقاضای دانش‌آموخته، به ایشان تحویل شود. با توجه به اینکه ارائه سرویس‌های خاص در این زمینه بنا به شرایط مشخص می‌شود، پس از تعیین هزینه‌های مربوطه، به‌صورت سالانه به همراه تعرفه صدور مدارک، ابلاغ خواهد شد.
تذکر: با توجه به اینکه حسن اجرای این دستورالعمل منوط به وجود پرونده کامل تحصیلی دانشجو است، امور آموزش واحدهای دانشگاهی به‌عنوان مجری تشکیل و تکمیل پرونده تحصیلی دانشجویان موظف هستند همه مستندات لازم فراغت از تحصیل (مانند مجوزهای تحصیلی، مستندات مربوط به امور دانشجویی، فرآیندهای پژوهشی و...) را پیش از شروع فرآیند تسویه حساب، تکمیل کنند.
دانشگاه آزاد اسلامی به‌عنوان بزرگترین دانشگاه حضوری جهان و با داشتن ۳۸ درصد از آموزش عالی ظرفیت بالایی در حوزه الکترونیکی دارد و آموزش‌های مجازی گسترده در واحدهای سراسر کشور در ایام شیوع کرونا از مصادیق این ادعاست.
انتهای پیام/۴۱۱۸/پ