روش‌های برقراری ارتباط مؤثر در محیط‌های کسب و کار

به گزارش گروه رسانه‌های دیگر خبرگزاری آنا، بین سلامت جسمانی انسان و روابطش با دیگران ارتباط نزدیکی وجود دارد. گفتگو با دیگران موجب می‌شود افق دیدمان در مورد خودمان و ارز‌ش‌ها، روابط، وقایع و شرایط گسترش یابد و در نتیجه ما به رشد و کمال بیشتری دست خواهیم یافت. شیوه برقراری ارتباط ما با دیگران تا حد زیادی روی زندگی‌ای که تجربه خواهیم کرد تأثیر می‌گذارد.

درآمد، رابطه‌ها و مسیر شغلی ما همگی در گرو نوع برقراری ارتباط ما با دیگران است. فارغ از اینکه هدف، شغل یا خواسته‌های شما چیست، راهی برای فرار از این مسأله وجود ندارد. بسیاری از افراد محیط کار را یکی از بهترین فضا‌ها برای برقراری ارتباط با دیگران می‌دانند و البته باید توجه داشت که نحوه ارتباط مؤثر با همکاران با ارتباط با دوستان و اعضای خانواده کمی تفاوت دارد. برای ساختن ارتباط کاری و شغلی مناسب در محیط کار باید مهارت‌های ارتباطی در محل کار را بیاموزید. روابط مستحکمی که ما در محل کار یا در هر مکان دیگری برقرار می‌کنیم، به یک یا چند نیاز ما پاسخ می‌دهد. تا وقتی که این روابط در رفع نیاز‌های متقابل کارآمد باشد، تداوم خواهد یافت، در غیر این صورت روابط رو به زوال خواهد رفت.
نقش انتظارات متقابل در کیفیت روابط محیط کار

معمولاً در برقراری رابطه و حفظ آن دو عامل مهم را باید در نظر گرفت: ۱- توقعات واضح و مشخص. ۲- کیفیت متقابل روابط. در یک ارتباط دوجانبه، هر یک از طرفین ارتباط، انتظارات خاصی از یکدیگر دارند. مدیر شما انتظارات مشخصی از شما و سایر کارکنان دارد. شما نیز انتظارات خاصی از مدیر و همکاران خود دارید. متقابلاً همکاران شما نیز انتظاراتی از شما و یکدیگر دارند. چنانچه انتظارات ما برآورده نشود، عکس‌العمل‌ها توأم با سرخوردگی، عصبانیت، سوءظن و عدم اعتماد خواهد بود.

برخی از افراد این احساسات را درون خود نگه می‌دارند، اما برخی دیگر دست به اقدام تدافعی می‌زنند. درواقع هر بار که انتظارات ما برآورده نمی‌شود، به روابط ما خدشه وارد شده و تا وقتی که انتظارات برآورده و موشکافی نشود و تغییر رویه صورت نگیرد یا انتظارات به طریقی مورد بازنگری قرار نگیرد، روابط رو به نابودی خواهد رفت. اغلب ما تصور می‌کنیم دیگران می‌دانند چه انتظاری از آن‌ها داریم بدون اینکه به آن‌ها چیزی گفته باشیم. در مورد کیفیت، روابط میان فردی دارای ماهیت متقابل است؛ مثلاً اگر همکاری برای شما کاری انجام می‌دهد، شما نیز متقابلاٌ سعی می‌کنید تا کاری برای او انجام دهید. به لحاظ ماهیت روابط متقابل، افراد براساس چگونگی برداشتشان از هم و ماهیت ارتباط، با دیگران ارتباط برقرار می‌کنند. تا وقتی که این روابط دوجانبه ادامه داشته باشد، رابطه نیز افزایش می‌یابد. از سوی دیگر، اگر کاری که شما برای دیگری انجام می‌دهید بیشتر از چیزی باشد که دیگران برای شما انجام می‌دهند، ماهیت متقابل رابطه شما از تعادل خارج می‌شود و رابطه یا رو به زوال خواهد رفت یا حداقل تا زمانی که تعامل مجدد برقرار شود، معلق باقی خواهد ماند.

انواع روش‌های ارتباطی در محیط کار

در اینجا برخی از مهارت‌های ارتباط‌گیری مؤثر با افراد در محیط کاری را همراه با شما مرور می‌کنیم.
- روش ارتباطی بسته: کارکنان را در محیطی قرار دهید که احساس امنیت بیشتری کنند. آن‌ها در محیطی که به برخورد زیاد با دیگران نیاز ندارند، بهتر کار می‌کنند. مدیران دارای شیوه ارتباطی بسته را تهدید نکنید، از آنان زیاد سؤال نکنید و انتظار هیچ گونه تقدیر، راهنمایی، انتقاد یا کمک از او نداشته باشید.

- روش ارتباطی کور: کارکنان با این شیوه ارتباطی اعتماد به نفس بالایی دارند، در بحث‌ها تبحر زیادی دارند، انتقادات را جدی نمی‌گیرند و اهل سازش نیستند. آنان برای قدرت احترام زیادی قائلند و اغلب کارکنانی سختکوشند، پس سعی کنید از مهارت کارکنان با این شیوه ارتباطی در افزایش بهره‌وری بیشتر استفاده کنید. اگر امکان داشت به آنان اجازه دهید مسئولیت کامل یک پروژه را به عهده بگیرند. مدیران با این شیوه ارتباطی دوست دارند به انتقادات آن‌ها گوش دهید و به آن‌ها احترام کافی بگذارید. معمولاً این دسته از مدیران از ارائه هرگونه پیشنهاد متنفرند و اگر با دید غلط این مدیر برخورد کنید، وضعیت کاری شما بسیار دشوار خواهد شد.

- شیوه ارتباطی پنهان: کارکنان این گروه تمایل به موفقیت دارند ولی تقریباً به کسی اعتماد ندارند، با آنان صریح و روشن باشید. به آن‌ها نشان دهید همکاری گروهی صادقانه، تنها راه پیشرفت است.

چند تکنیک ارتباطی در کسب و کار

تکنیک‌های مؤثر ارتباطی به شما امکان می‌دهد تا اعتمادسازی کنید، به راحتی با دیگران سخن بگویید و با هر کس که ملاقات می‌کنید، ارتباط مثبتی ایجاد کنید. برای رسیدن به این مرحله، توانایی‌های خود را در زمینه پیش‌بینی احساسی افزایش دهید تا دریابید مردم چگونه به اعمال و رفتار شما عکس‌العمل نشان خواهند داد. برای بهبود این توانایی از نکات زیر استفاده کنید:

- اثرگذاری مثبت بر دیگران: وقتی شخص جدیدی را ملاقات می‌کنید، لباسی را که به‌تازگی خریده‌اید نپوشید، زیرا نمی‌دانید که در این لباس چه احساسی دارید و چگونه به نظر می‌رسید. ابتدا لباس خود را در خانه بپوشید و امتحان کنید و اگر با آن راحت بودید، آن را هنگام ملاقات بپوشید.

- نحوه سلام و خداحافظی: روش ملاقات شما با افراد و روش ترک کردن آنها، شما را متمایز می‌کند. کلماتی که برای سلام و احوالپرسی به کار می‌برید به نوع رابطه شما بستگی دارد. ابتدا خود را معرفی و سپس از عبارات احترام‌آمیزی مانند «از ملاقات با شما خوشوقتم» و «باعث افتخار است که در خدمت شما هستم» استفاده کنید. این طرز برخورد نشان‌دهنده حسن نیت است. حتی زمانی که با طرف مقابل خصومت دارید هم بهتر است همیشه شروع صحبت از جانب شما مؤدبانه باشد. دست دادن با آشنایان به هنگام سلام و احوالپرسی معمولاً به میل شما بستگی دارد، اما در یک موقعیت رسمی به احتمال زیاد باید این کار را انجام دهید. هنگام برخورد با غریبه‌ها گرم و محکم دست بدهید: ممکن است شل دست دادن را حمل بر ضعف و ناتوانی شما بدانند. زمانی که توافق حاصل می‌شود یا زمانی که یک جلسه پرثمر ختم می‌شود، کسب موفقیت را با زبان بدن مناسب مورد تأکید قرار دهید، مثلاً اگر میزبان جلسه هستید، حتماً ضمن تشکر و قدردانی از مهمان خود به خاطر آمدنش، او را تا در خروجی ساختمان بدرقه کنید و صرفاً به همراهی تا دم در اتاق کفایت نکنید. هنگام خداحافظی نیز می‌توانید با او دست بدهید. اگر جلسه خوب هم برگزار نشد، باز هم بدون تلاش برای پنهان کردن عدم موفقیت، جانب ادب و تواضع را رعایت کنید.

- نحوه تبادل کارت ویزیت: وقتی کسی کارت ویزیتی به شما می‌دهد، آن کارت برایش بسیار ارزشمند است. آن را سریعاً در جیب خود نگذارید. در عوض آن را با دو دست بگیرید و با دقت به آن نگاه کنید، گویی به یک شاهکار هنری نگاه می‌کنید که قیمتی برای آن متصور نیست. سپس آن را پایین‌تر بگیرید و هر چند لحظه یک بار نگاهی به آن بیندازید. وقتی کارت خود را به کسی می‌دهید، آن را از یک جای کارت بسیار شیک خارج کنید، به صورت افقی بالا آورده، روبه‌روی فرد بگیرید و به او بدهید. این کار نشان می‌دهد که کارت شما و در نتیجه شغل و کسب و کارتان برایتان بسیار مهم است. دیگران نیز به همان ترتیب به شما عکس‌العمل نشان می‌دهند. با کارت‌های ویزیت با احترام برخورد کنید.

- برخورد خوش: زمانی که در برخورد با دیگران رفتار ما خشک و دور از نشانه‌های تمایل به ارتباط است، نباید انتظار داشته باشیم طرف مقابل تمایلی به ارتباط با ما داشته باشد. گشاده‌رویی، توجه مؤدبانه به دیگران و دقت در تماس‌های چشمی مقدمات برقراری ارتباط است.

- نحوه نشستن: وقتی شخص مورد نظر می‌نشیند، یک صندلی در نزدیکی او انتخاب کنید. اگر نزدیک کسی بنشینید، شروع و ادامه صحبت با او آسان‌تر است. برای شرکت در مکالمه‌ای که برای دیگران هم خالی از لطف نباشد، مطمئن شوید که آن‌ها حداقل از نظر فیزیکی راحت هستند. برای مثال، اگر از پشت میز خود با کسی صحبت کنید، ممکن است او را بترسانید. به جای آن، یک صندلی در کنار میز خود قرار دهید و از او بخواهید در کنار شما بنشیند. آقایان باید از جایی که نشسته‌اند، در خروجی را ببینند. اغلب آن‌ها از اینکه پشتشان به در باشد، احساس ناخوشایندی دارند.

- استقبال از نظرات شما: چگونه همه آرزومند شنیدن نظرات شما باشند؟ رمز موفقیت آن است که وقتی دیگران در حال صحبت هستند، صحبت آن‌ها را قطع نکنید. به جای آن ساکت باشید، به دقت به سخنان دیگران توجه کنید. آرام و خونسرد باقی بمانید. سرانجام وقتی نوبت صحبت شما رسید، دیگران به سخنان شما یعنی یک ناظر باملاحظه توجه می‌کنند.

- تلفن همراه را ساکت کنید: بودن با کسی که مرتب با جواب دادن به تلفن همراه خود، مزاحم صحبت‌های شما می‌شود، بسیار توهین‌آمیز است. وقتی با کسی هستید، با خاموش کردن تلفن همراه خود، نشان دهید که برایش ارزش قائلید.

- تماس چشمی: چشم‌های ما اطلاعات مهم و پیچیده‌ای در مورد احساس ما به دیگران می‌دهد. ما با نگاه کردن خود به طرف مقابل می‌فهمانیم که به صحبت کردن با او علاقه‌مند هستیم. با نگاه کردن به صورت و چشمان فرد مقابل حین اینکه او با ما صحبت می‌کند به او می‌فهمانیم مایلیم حرف‌های او را بشنویم. بدیهی است خیره شدن به چشمان فرد مقابل ممکن است در پاره‌ای موارد نتیجه عکس داشته باشد یا موجب بدگمانی و سؤظن او شده یا او را ناراحت کند بنابراین در این کار بایستی جانب احتیاط را از دست نداد. در خلال نگاه‌های خود گهگاه تبسمی دوستانه بر لب بزنیم. طرف مقابل هر چند در رفتار خود بی‌تفاوت باشد به‌تدریج تحت تأثیر اینگونه رفتار‌های ما قرار گرفته و عکس‌العمل مثبتی را از خود بروز خواهد داد. فراموش نکنیم رفتار‌های غیرکلامی، اهمیتی کمتر از رفتار‌های کلامی ندارند.

- در یک گردهمایی تنها و سردرگم به نظر نیایید: طوری وارد سالن شوید که گویی مالک آن هستید. به همه جای سالن نگاه کنید و چنان با اشتیاق نگاه خود را بچرخانید که گویی کسی را که می‌شناسید، دیده‌اید.

- نحوه رد کردن دعوت: وقتی احساس می‌کنید باید دعوتی را بپذیرید که ترجیح می‌دهید از آن اجتناب کنید، خود را هیجان زده و مشتاق نشان دهید. بعداً با آن شخص تماس بگیرید و بگویید با کمال تأسف برنامه‌های شما امکان شرکت در آن مراسم را به شما نمی‌دهند.
در گفت‌وگوی کاری، چگونه سخن بگوییم؟

- این جملات را به کار نبرید: از گفتن جملاتی شبیه «متاسفم، وقت نکردم با شما تماس بگیرم» اجتناب کنید. این جملات نشان می‌دهد شخص مذکور لیاقت زمان ما را نداشته است. وقتی افراد را به فرودگاه می‌رسانید، به آن‌ها نگویید «پرواز ایمنی داشته باشید»؛ این جمله نشان می‌دهد فکر می‌کنید آن‌ها می‌میرند. به کسانی که با آن‌ها قدم می‌زنید، نگویید «مواظب باشید پایتان نلغزد» زیرا فکر می‌کنند آن‌ها را دست و پا چلفتی می‌دانید. هرگز از عبارات «صریح بگویم...» یا «بگذارید با شما روراست باشم» استفاده نکنید. چنین عباراتی نشان می‌دهد که بسته به شخصی که در حال مکالمه با او هستید ممکن است روراست یا غیر روراست باشید.

- خلاصه‌سازی: خلاصه کردن یکی از مهم‌ترین قسمت‌های گوش دادن است ولی ما باید تا وقتی که از موقعیت فرد مقابل مطمئن نشده‌ایم آن را به تأخیر بیندازیم. باید اجازه داد گوینده حرفش را تمام کند و سپس در موقعیت مناسب، صحبت‌های او را خلاصه کرد: «با توجه به صحبت‌هایتان آیا برداشت من درست بوده است که...؟»، «آیا منظور شما این است که...». پس به عبارت دیگر وقتی ما به صحبت‌های کسی گوش می‌دهیم قبل از ارزیابی و خلاصه کردن باید اجازه دهیم فرد مقابل کاملاً گفته خود را شرح دهد. این موضوع در همه روابط بین فردی قابل اجراست، حال چه این رابطه، بین دو دوست قدیمی باشد و چه بین دو نفر که به‌تازگی یک گفت‌وگو را آغاز کرده‌اند.

- نحوه پایان‌دهی: فرد مقابل ما ممکن است به دو علت نتواند به گفتگو خاتمه دهد. یکی اینکه امکان دارد اینگونه فکر کند که پایان دادن از طرف خودش باعث ناراحتی ما می‌شود و دیگر اینکه متوجه علائم صادر شده از طرف ما در جهت پایان دادن به گفتگو نباشد. بنابراین در هر دو حالت، این خود ما هستیم که می‌توانیم در موقعیت مناسب به گفتگو خاتمه دهیم. ضمناً توصیه شده بعد از نتیجه‌گیری در مورد یک موضوع به گفتگو پایان دهید، چراکه با شروع موضوع جدید ممکن است هم خودمان و هم فرد مقابل خسته شود و در این صورت رها کردن موضوع، ذهنیت خوبی را به‌وجود نمی‌آورد. مثلاً «من مایلم درباره موضوعات مرتبط با موضوعی که درباره آن با هم صحبت کردیم در ملاقات‌های بعدی، از نظرات شما استفاده کنم» یا «کاش می‌توانستیم درباره... با یکدیگر به تبادل اطلاعات بپردازیم ولی مثل اینکه وقت اجازه نمی‌دهد».

منبع: روزنامه جوان

انتهای پیام/4028