دستورالعمل اجرایی آماده‌سازی واحدها و مراکز دانشگاهی برای آغاز سال تحصیلی جدید ابلاغ شد

به گزارش خبرنگار گروه دانشگاه خبرگزاری آنا، این بخشنامه با تاکید بر بخشنامه‌های تکریم ارباب رجوع و هدایت تحصیلی و برای ایجاد وحدت رویه در برنامه‌ریزی برای آماده‌سازی دانشگاه برای سال تحصیلی جدید صادر شده است.

بخشنامه روسا و مسئولان واحدها و مراکز آموزشی را موظف کرده است از بخش‌های مختلف واحدها و مراکز بازدید میدانی داشته باشند و با تشکیل جلسه هیات رئیسه و دعوت از روسای دانشکده‌ها، تقویم زمان‌بندی و اولویت کاری آماده‌سازی فضای فیزیکی و کالبدی و محیط آموزشی دانشکده‌ها را در آغاز سال تحصیلی جدید تهیه و تنظیم کنند. آن‌ها هم‌چنین باید نتیجه اقدامات انجام شده را به مرکز هماهنگی امور استان‌ها و هیات‌های امنای استانی اعلام کنند.

واحدها و مراکز آموزشی باید برای بهبود شرایط خدمت‌رسانی به استادان، دانشجویان و مراجعه‌کنندگان، تابلوهای راهنمای مناسب دائمی در ورودی‌ شهرها نصب کنند تا مسیر حرکت به سوی واحدها و مراکز آموزشی مشخص شود و در این زمینه با دستگاه‌های ذیربط همکاری کنند. هم‌چنین انجام یا اتمام تعمیرات بناهای واحدها به ویژه خوابگاه‌های دانشجویی و محصور کردن فضاهای عمرانی در حال ساخت بر عهده واحدها گذاشته شده است.

زیباسازی درهای ورودی و راهروها، بهسازی فضای ورزشی، نمازخانه، کتابخانه و رنگ‌آمیزی کلاس‌ها و استفاده از پرده برای همه فضاهای لازم متناسب با استانداردهای موجود و بررسی و استاندارد‌سازی نور کلاس‌ها، انجام تعمیرات جزئی و کلی یا نصب سیستم تهویه، تهیه برنامه مدون تعمیر و نگهداری از ساختمان‌ها و تأسیسات موجود، کنترل‌کردن صندوق پیشنهادات و انتقادات که در معرض دید باشد، تهیه وسایل آموزشی و کمک‌آموزشی موردنیاز در فضاهای آموزشی و غیرآموزشی، آماده‌سازی و ایمن‌سازی آزمایشگاه‌ها و کارگاه‌های آموزشی، اختصاص حداقل یک دستگاه رایانه و چاپگر، یک خط تلفن و اتاق مناسب به هر یک از گروه‌های آموزشی، اختصاص اتاق مناسب به اعضای هیات علمی و استادان، کنترل وضع آبخوری‌ها و در دسترس‌بودن آن، کنترل وضعیت بهداشتی، نظافت و خدمت‌رسانی بوفه‌ها و انتشارات، نصب آینه و رخت‌آویز مناسب در کلاس‌های درس و سرویس‌های بهداشتی، تعمیر و بهسازی احتمالی سرویس‌‌های بهداشتی، برنامه‌ریزی برای جمع‌آوری وسایل اسقاطی موجود در محیط دانشگاه، بهسازی، زیباسازی و توجه مستمر به نظافت سالن غذاخوری دانشجویان، استادان و کارکنان، نظافت مستمر محیط دانشگاهی به صورت برنامه‌ریزی‌شده و استفاده از سطل‌های دردار، تفکیک زباله، هماهنگی با مسئولان شهری برای ارائه خدمات مناسب و استفاده از سیستم حمل ونقل شهری برای مراجعه یا خروج از واحد، جانمایی مناسب برای استقرار همراهان دانشجویان در واحد و در نظر گرفتن مکان پارکینگ مناسب در زمان ثبت‌نام، نصب بنرهای اطلاع‌رسانی برای شیوه ارتباط با ریاست، حوزه‌های مختلف اداری و آموزشی، بازرسی و رسیدگی به شکایات برای راهنمایی دسترسی مراجعان، قراردادن قاب‌های رومیزی یا دیواری متحدالشکل از اسامی کارکنان به همراه پست سازمانی آن‌ها در هر قسمت برای اطلاع‌رسانی حوزه مرتبط با کار اداری و آموزشی، حضور و سرکشی مسئولان، معاونان و مدیران واحدها و مراکز آموزشی در روزهای ثبت‌نام به بخش‌های مختلف واحد یا مرکز، تهیه بنر و پلاکارد تبریک آغاز سال تحصیلی جدید و خوش‌آمدگویی به دانشجویان جدیدالورود و معرفی رشته‌های تحصیلی به ویژه دوره‌های تحصیلات تکمیلی از جمله اقداماتی است که بخشنامه رئیس دانشگاه آزاد اسلامی واحدهای دانشگاه و سازمان سما را موظف به انجام آن‌ها قبل از شروع سال تحصیلی کرده است.

واحدها موظف شده‌اند نظم ظاهری مسئولان حفاظت و اطلاعات واحدها و شئون اخلاقی را رعایت و با تکریم با ارباب رجوع برخورد کنند. برای راحتی مراجعان هم‌چنین بخشنامه از واحدها خواسته است در صورت لزوم و امکان، محل ثبت‌نام را به دستگاه‌های شماره‌دهی و محلی برای انتظار و نشستن مراجعان مجهز کنند. در واحدها و مراکزی که ثبت‌نام در آن‌ها مکانیزه و اینترنتی است اطمینان از پهنای باند اینترنت موردنیاز برای ثبت‌نام و به روزرسانی نرم‌افزارها و سیستم‌های سخت‌افزاری در بخشنامه مورد توجه قرار گرفته است.

اطلاع‌رسانی مناسب با هدف آشنا‌کردن دانشجویان ورودی جدید با محیط دانشکده، فضای آموزشی و ورزشی، قوانین و مقررات، آئین‌نامه‌ها، موفقیت‌های علمی، پژوهشی و ورزشی و همچنین دسترسی به شماره تماس‌های حوزه‌های اداری و آموزشی، آدرس سایت‌ها و امکانات واحد یا مرکز دانشگاهی و سازمان مرکزی از طریق تکمیل اطلاعات در سایت یا نصب بنر در معرض دید مراجعه‌کنندگان و پذیرایی مختصر از دانشجویان و همراهان آنها از جمله برنامه‌هایی است که همه واحدهای آموزشی ملزم به انجام دادن آن‌ها شده‌اند.

براساس بخشنامه نظارت بر حسن اجرای این دستورالعمل بر عهده روسای واحدها و مراکز آموزشی گذاشته شده و مرکز نظارت، بازرسی و رسیدگی به شکایات دانشگاه آزاد اسلامی برای تهیه گزارش عملکرد واحدها و مراکز آموزشی در رعایت این بخشنامه مسئولیت دارد.