«طرح حامی» پاسخ دانشگاه به نیاز دانشجویان در عصر دیجیتال؛ انتظار به سر آمد
خبرگزاری آنا؛ شیوه سنتی اداره سازمان‌ها به‌عنوان یکی از چالش‌های ساختاری در نظام‌های اجرایی در شرایط کنونی همواره با نارضایتی مراجعان و شهروندان همراه بوده است.
این پدیده که همزمان با شکل‌گیری نهاد‌های اداری و آغاز عصر مدرنیته پدیدار شد، به دلیل پیچیدگی‌های فرآیندی و تأخیر در ارائه خدمات، همواره مورد انتقاد جامعه و مراجعان به سازمان‌ها و مؤسسات دولتی و غیردولتی قرار گرفته است.
رفع این چالش و ارائه راهکار‌های عملیاتی از دغدغه‌های اصلی سیاستگذاران و مدیران اجرایی است که در این راستا، رویکرد‌های متنوعی با درجات مختلفی از موفقیت تجربه شده‌اند.
از جمله این راهکارها، «طرح حامی» است که به تازگی توسط دانشگاه آزاد اسلامی با هدف تسهیل و تسریع فرآیند‌های اداری و خدماتی دانشجویان طراحی و اجرا شده، این طرح با اصلاح سازوکار‌های سنتی و بهره‌گیری از فناوری‌های نوین ارتباطی درصدد است تا گامی مؤثر درراستای افزایش رضایت‌مندی دانشجویان و کاهش بار اداری بردارد.
طرح حامی با تکیه بر فناوری و بازتعریف نقش کارکنان به‌عنوان «حامیان دانشجویی»، الگویی نوین در مدیریت فرآیند‌های اداری دانشگاه ارائه می‌دهد و موفقیت این طرح مستلزم همراهی تمامی ذینفعان، به‌روزرسانی مستمر زیرساخت‌ها و فرهنگ‌سازی برای پذیرش تغییرات است
سعید شریفی عضو هیئت علمی و رئیس باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی استان اصفهان به‌عنوان مجری و ناظر این طرح در استان اصفهان در گفتوگوی تفصیلی با خبرنگار آنا جزئیات و اهداف این طرح را تشریح کرده است.
گفتوگوی آنا با شریفی در پی می‌آید:
طرح حامی؛ راهکاری نوین برای کاهش چالش‌های اداری
آنا: آقای دکتر! در مورد اهداف و ماهیت طرح حامی توضیح دهید.
شریفی: طرح حامی با هدف تسهیل و تسریع فرآیند‌های اداری و خدماتی برای خانواده دانشگاهیان، اعضای هیئت علمی، کارکنان و دانشجویان طراحی شده است و برخی از خدمات اداری دانشگاه به دلایلی همچون تراکم جمعیت دانشجویی، کمبود آگاهی دانشجویان از سازوکار‌های اجرایی، محدودیت‌های زیرساختی و نیروی انسانی، یا تمرکز غیرضروری فرآیندها در بخش‌های خاص، با کُندی و ناکارآمدی مواجه شده‌اند.
این طرح با بازمهندسی فرآیند‌های سنتی و جایگزینی آنها با سیستم‌های الکترونیکی و ارتباطی بر پایه رایانامه، درصدد رفع این چالش‌هاست.
آنا: مسئولیت اجرای طرح «حامی» برعهده کدام نهاد است و شیوه اجرای آن چگونه است؟
شریفی: معاونت باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی مسئولیت اجرای این طرح را بر عهده دارد و هدف اصلی، بهبود کیفیت و سرعت خدمات‌رسانی به دانشجویان و اعضای خانواده دانشگاه است.
با توجه به حجم بالای مراجعه حضوری دانشجویان که فشار قابل توجهی بر سیستم اداری وارد می‌کند، این طرح با سامان‌مند کردن فرآیندها، امکان کاهش مراجعات حضوری و افزایش بهره‌وری را فراهم می‌سازد.
آنا: مزایای اجرای طرح حامی را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
شریفی: طرح حامی منافع چندجانبه‌ای دارد؛ از کاهش آلایندگی‌های زیست‌محیطی ناشی از تردد‌های غیرضروری، صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های دانشجویان (به‌خصوص آنان که از شهر‌ها یا استان‌های دیگر مراجعه می‌کنند) و افزایش انعطاف‌پذیری در مدیریت زمان کارکنان، قابلیت رصد و پیگیری درخواست‌ها و کاهش بار روانی و استرس دانشجویان ازجمله مزایای مشهود این طرح است.
افزون بر این، محدودیت‌های زمانیِ ناشی از حضور یا عدم حضور پرسنل نیز تا حد زیادی مرتفع خواهد شد. دانشجویان در این طرح می‌توانند درخواست‌های خود را از طریق سامانه رایانه دانشگاه بدون نیاز به مراجعه حضوری (mail.iau.ac.ir) ثبت کنند و تمامی مراحل آن به شکل تصویری از طریق پیوند https://bpj.iau.ir/uploads/library/m۱l۱acxb.ee۰.pdf قابل مشاهده است، امیدوارم با حضور فعال دانشجویان در این عرصه، این طرح با موفقیت به روال عادی پاسخگویی بدل شود.
آنا: سازوکار اجرایی طرح حامی برای دانشجویان چگونه است؟
شریفی: برای هر دانشجو یک رایانامه اختصاصی در سامانه تعریف شده و دانشجویان می‌توانند از میان بیش از ۶۰ درخواست پیش‌بینی شده (مانند استعلام وضعیت نظام وظیفه، دریافت گواهی اشتغال به تحصیل، تقسیط شهریه، وام‌های دانشجویی و امور پژوهشی) نیاز خود را انتخاب و ارسال کنند، درخواست‌ها به‌طور خودکار به «حامی» اختصاصی دانشجو (از میان همکاران دانشگاه) ارجاع می‌شود و حامیان براساس رشته‌های تحصیلی دانشجویان انتخاب و گروه‌بندی شده‌اند تا پاسخگویی تخصصی‌تر صورت گیرد.
در صورت نیاز، درخواست‌ها به بخش‌های مرتبط ارجاع و تا مرحله نهایی پیگیری می‌شوند؛ این طرح در کل کشور در حال اجراست و واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی استان اصفهان هم آماده پاسخگویی به دانشجویان هستند.
خداحافظی دانشجویان با بروکراسی‌های پیچیده اداری
آنا: دلیل انتخاب سامانه ایمیل به‌عنوان بستر اجرایی طرح حامی چیست؟
شریفی: رایانامه به‌دلیل رسمیت، امنیت و مقبولیت جهانی به‌عنوان ابزار ارتباطی در تمامی دانشگاه‌های دنیا انتخاب شده و ابزار مناسبی برای پاسخگویی رسمی است.
پیشینه موفق استفاده از رایانامه در دوران همه‌گیری کرونا نیز مؤید این انتخاب بود و در آن دوره بسیاری از فرآیندها (ازجمله ثبت نام) به صورت الکترونیکی و بدون نیاز به حضور انجام می‌شد و این تجربه موفق، پایه طراحی طرح حامی به شکل یکپارچه و توسعه یافته شد.
دانشگاه آزاد اسلامی استان اصفهان تجربه خوبی در این زمینه دارد و بسیاری از درخواست‌های دانشجویان پیش از این از طریق سامانه درخواست‌های الکترونیکی دانشجویان بر پایه اتوماسیون اداری انجام می‌گرفت که می‌توان از آن به‌عنوان یک تجربه موفق و مؤثر در پاسخگویی به درخواست‌های دانشجویی یاد کرد، هرچند سازوکار‌های دانشگاه به‌خصوص در سال‌های اخیر در حوزه‌های آموزشی، پژوهشی و مالی بر پایه خودکارسازی و عدم حضور دانشجو طراحی شده و موفقیت‌های چشمگیری نیز به همراه داشته، اما این طرح خدمات و درخواست‌های دانشجویی، کارکنان و هیئت علمی را پوشش می‌دهد و در ادامه توسعه خواهد یافت.
آنا: نقش «حامی» در این چارچوب چیست؟
شریفی: حامی به عنوان رابط بین دانشجو و سیستم اداری عمل می‌کند و دو نقش کلیدی دارد: نخست، راهنمایی دانشجو برای ارائه درخواست‌ها به شیوه‌های دقیق و سریع و دوم پیگیری فرآیند تا حصول نتیجه نهایی و اگر پاسخ درخواست مثبت باشد، حامی نتیجه را به دانشجو اعلام می‌کند و در صورت وجود نقص (مانند مدارک ناقص)، درخواست، اصلاح و مجدداً پیگیری می‌شود.
این رویکرد از سردرگمی دانشجویان در مواجهه با پیچیدگی‌های اداری می‌کاهد و درخواست‌ها در کمترین زمان ممکن به نتیجه خواهد رسید، حامی نه‌تنها تسهیل‌کننده و تسریع‌کننده فرآیند است، بلکه می‌تواند در بسیاری از مواقع، مشکلات و مسایل دانشجویی را از طریق سازوکار‌هایی که در دانشگاه‌ها مراکز مشاوره، کانون‌ها و تشکل‌ها در نظر گرفته شده است، جهت‌دهی و هدفمند کند.
آنا: آیا اجرای طرح حامی با چالش‌هایی روبه‌رو خواهد شد؟
کاهش آلایندگی‌های زیست‌محیطی ناشی از تردد‌های غیرضروری، صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های دانشجویان و افزایش انعطاف‌پذیری در مدیریت زمان کارکنان، قابلیت رصد و پیگیری درخواست‌ها و کاهش بار روانی و استرس دانشجویان ازجمله مزایای مشهود طرح حامی است
شریفی: طبیعی است که هر نوآوری در ابتدا با مقاومت‌های ناشی از عادت به شیوه‌های پیشین مواجه شود، چالش‌هایی مانند آشنایی نداشتن دانشجویان و کارکنان با مزایای طرح، تداخل احتمالی با وظایف جاری همکاران، ترس از فناوری یا افزایش حجم کاری در مراحل آغازین، قابل پیش‌بینی است، با این حال آموزش مستمر، بازخوردگیری و اصلاح فرآیندها می‌تواند این چالش‌ها را کاهش دهد و سیاست کلان دانشگاه، کاهش مراجعات حضوری و توسعه خدمات مبتنی بر پایه فناوری است، این امر به خودی خود در سال‌های آینده، به وضوح بیشتر خواهد شد؛ از این رو افرادی که خودشان را با تغییرات سازگار می‌کنند، موفق‌تر بوده‌اند، بنابراین همکاری تمامی ذینفعان برای موفقیت طرح ضروری است.
آنا: آیا طرح حامی تأثیری بر مدیریت زمان کارکنان خواهد داشت؟
شریفی: بله، با اجرای طرح حامی امکان برنامه‌ریزی دقیق‌تر و افزایش بهره‌وری کارکنان فراهم می‌شود و حتی در صورت پیشرفت مطلوب، سازوکار‌هایی مانند ساعات کاری شناور یا دورکاری (با رعایت الزامات اجرایی) قابل پیاده‌سازی است.
افراد می‌توانند زمان پاسخگویی و رصد درخواست‌های ارجاعی به خودشان را مدیریت کنند و این کار بهره‌وری زمان را افزایش می‌دهد، افزون بر این، سامانه به گونه‌ای طراحی شده که امکان پایش عملکرد کارکنان و احصاء دقیق عملکرد و ارزیابی کارایی کارکنان توسط ناظران سازمان مرکزی دانشگاه وجود دارد.
نکته قابل تأمل اینجاست که بسیاری از همکاران خدوم در دانشگاه آزاد اسلامی بازخوردی از تلاش و اقداماتی که انجام می‌دهند نمی‌بینند و سهم‌شان در پاسخ به مسائل در حجم انبوه مراجعات ناپیدا خواهد بود و این طرح نشان می‌دهد که همکاران چه بخش مهمی از اقدامات دانشگاه را برعهده دارند و بازتاب مناسبی از نقش خود در نظام دانشگاهی دریافت خواهند کرد.
علاوه بر این، سازوکار‌های تشویقی برای حامیان در نظر گرفته شده و حجم کلی کار کارکنان که نقطه پایانی انجام خدمات هستند تغییری نمی‌یاید؛ بلکه از حجم مراجعات حضوری آنها کاسته و به مرور، صرفاً درخواست‌های سامانه‌ای قابل پیگیری و انجام خواهد بود.
آنا: و سخن پایانی...
شریفی: طرح حامی با تکیه بر فناوری و بازتعریف نقش کارکنان به‌عنوان «حامیان دانشجویی»، الگویی نوین در مدیریت فرآیند‌های اداری دانشگاه ارائه می‌دهد و موفقیت این طرح مستلزم همراهی تمامی ذینفعان، به‌روزرسانی مستمر زیرساخت‌ها و فرهنگ‌سازی برای پذیرش تغییرات است و در صورت تحقق این الزامات، این طرح می‌تواند به الگویی برای سایر نهاد‌های آموزشی و اداری کشور نیز تبدیل شود.
انتهای پیام/
