بایدها و نبایدهای بانک اطلاعات مدیران دستگاه‌های اجرایی دولت

به گزارش گروه پژوهش و دانش خبرگزاری علم و فناوری آنا، طبق ماده (۵۵) قانون مدیریت خدمات کشوری، سازمان اداری و استخدامی کشور مکلف شده به منظور حفظ سرمایه‌های انسانی و شناسایی افراد واجد شرایط احراز پست‌های مدیریتی، نسبت به ایجاد بانک اطلاعات مدیران جهت استفاده مقامات و مدیران ذی ربط اقدام نماید.

بر این اساس سازمان اداری و استخدامی کشور وظیفه ایجاد بانک اطلاعات مدیران را به مرکز آموزش مدیریت دولتی واگذار کرده است.

طبق بررسی‌های انجام شده، هرچند در سال‌های نخست شروع به کار این سامانه، اقدامات قابل توجهی برای جمع آوری و تحلیل اطلاعات مدیران انجام شده، اما به دلایلی نظیر عدم به روزرسانی و صحت سنجی مستمر اطلاعات، درنهایت استقرار بانک اطلاعات مدیران به شیوه کنونی، حکم قانونی مذکور را به طور کامل محقق نکرده و به این دلیل مورد استقبال دستگاه‌های اجرایی و مقامات ذی ربط قرار نگرفته است.

در این پژوهش که با عنوان «تحلیلی نظارتی و تقنین بر استقرار بانک اطلاعات مدیران دستگاه‌های اجرایی دولت» نگارش شده است، شناسایی استعداد‌های برتر در دستگاه‌های اجرایی و برنامه‌ریزی برای تربیت کارگزاران و مدیران کارآمد و شایسته به‌منظور تصدی پست‌های مدیریتی و حساس از جمله عوامل کلیدی در کارآمدی نظام اداری کشور‌ها محسوب شده و از ملزومات اساسی مدیریت استعداد‌ها و جانشین‌پروری در بخش عمومی به‌حساب می‌آید.

این در‌حالی است که یکی از مهم‌ترین مقدمات و زیرساخت‌های تحقق مقصود یاد شده، وجود پایگاه داده دقیق و به‌روز از اطلاعات مدیران و افراد کلیدی در دستگاه‌های اجرایی است.

ساماندهی امور اداری و استخدامی کشور

این پژوهش ادامه می‌دهد که قانون مدیریت خدمات کشوری با هدف ساماندهی امور اداری و استخدامی کشور در سال ۱۳۸۶ به تصویب مجلس شورای اسلامی رسید و در فصل هشتم به انتصاب و ارتقای شغلی مدیران و کارکنان پرداخت. در ماده (۵۵) این قانون، سازمان اداری و استخدامی کشور مکلف شده به‌منظور حفظ سرمایه‌های انسانی و شناسایی افراد واجد شرایط احراز پست‌های مدیریت نسبت به ایجاد بانک اطلاعات مدیران جهت استفاده مقامات و مدیران ذی‌ربط اقدام نماید. در این راستا با توجه به سابقه مرکز آموزش مدیریت دولتی در گردآوری اطلاعات مدیران در دوره‌های قبل، وظیفه ایجاد بانک اطلاعات مدیران به این مرکز محول شد.

در این پژوهش بیان می‌شود که مرکز آموزش مدیریت دولتی در راستای اجرایی‌سازی ماده (۵۵) قانون مدیریت خدمات کشوری، از سال ۱۳۹۰ با ارسال پرسش‌نامه‌هایی به دستگاه‌های اجرایی، اطلاعات مدیران را دریافت کرده و در سامانه طراحی شده توسط همین مرکز وارد می‌کرد. اگرچه با تلاش مرکز آموزش مدیریت دولتی سامانه‌ای متشکل از اطلاعات مدیران طراحی شد، اما به دلایلی از جمله عدم طراحی سازوکاری برای شناسایی روشمند مدیران، برخط نبودن اطلاعات، عدم به‌روزرسانی مستمر، خطای بالا و عدم صحت‌سنجی اطلاعات، هنوز حکم قانونی یاد شده در خصوص «شناسایی مدیران» به‌طور کامل محقق نشده و بانک اطلاعات مدیران نتوانسته با دقت قابل قبولی اطلاعات مدیران کشور را گردآوری کند.

سامانه بانک اطلاعات مدیران حرفه‌ای کشور

در این پژوهش مطرح می‌شود که به‌دلیل کافی نبودن اطلاعات دریافتی از مدیران، حکم قانونی «افراد واجد شرایط» به‌درستی محقق نشده و با توجه به عدم توفیق در شناسایی افراد واجد شرایط، به‌تبع آن حکم «حفظ انگیزه کارکنان» نیز محقق نشده است.

گفتنی است که براساس بررسی‌های صورت‌گرفته، در زمان شروع به کار سامانه بانک اطلاعات مدیران حرفه‌ای کشور، برخط نبودن، عدم به‌روزرسانی مستمر، عدم اتصال با سایر سامانه‌ها و عدم پالایش داده‌ها از جمله چالش‌های سامانه‌ها در آن دوره به‌شمار می‌رفته و به‌دلیل این مشکلات، اطلاعات سامانه‌ها قابل‌اعتماد نبوده است. اما با بهبود زیرساخت‌های فناوری اطلاعات و حکمرانی داده‌محور در سال‌های اخیر، سامانه‌های پرکاربردی نظیر سامانه‌های مدیریت ساختار، پاکنا و ثبت حقوق و مزایا در سازمان اداری و استخدامی کشور راه‌اندازی شده که اطلاعات آنها به‌صورت برخط و نسبتاً یکپارچه بوده و با تخمین بالایی قابل‌اعتماد است.

ناکارآمدی سامانه بانک اطلاعاتی مدیران 

در ادامه این پژوهش آمده است که با‌این‌وجود، به دلایلی نظیر عدم اختیارات کافی مرکز آموزش مدیریت دولتی برای الزام دستگاه‌ها به وارد کردن اطلاعات، عدم تناسب وظیفه ایجاد بانک اطلاعاتی (که از جنس طراحی سامانه‌های نظام اداری و مدیریت داده است) با وظایف اصلی مرکز آموزش مدیریت دولتی (آموزش و توسعه کارکنان نظام اداری کشور) و نبود ضمانت اجرایی در احکام قانونی، سامانه بانک اطلاعاتی مدیران نتوانسته در گذر زمان ضمن انطباق با شرایط و به‌روزرسانی مستمر، کارآمدی خود را به اثبات رساند.

این پژوهش بیان می‌کند که این مسئله باعث بی‌رغبتی دستگاه‌های اجرایی برای مراجعه به این سامانه و در‌نتیجه بی‌انگیزگی کارشناسان برای به‌روزرسانی بانک اطلاعات مدیران شده‌است. همچنین توجه به این نکته ضروری است که در شرایط کنونی اطلاعات سامانه یاد شده از دقت و اعتبار کافی برخوردار نبوده و مدت‌هاست که به‌روزرسانی نشده است.

این در‌حالی است که علاوه‌بر الزامات قانونی ماده (۵۵) قانون مدیریت خدمات کشوری در خصوص ایجاد این بانک، در احکام انتصاب رؤسای مرکز آموزش مدیریت دولتی نیز به مواردی نظیر «به‌روزرسانی بانک اطلاعات مدیران دولتی و سرمایه انسانی کشور به شیوه‌ای نوین و عالمانه» تصریح شده‌است. بر این اساس عدم انجام اقدامات لازم در خصوص استقرار بانک اطلاعات مدیران و لحاظ امتیاز صفر برای این مسئله در جشنواره شهید رجایی توسط سازمان اداری و استخدامی کشور، به‌معنای عدم تحقق ماده (۵۵) قانون مدیریت خدمات کشوری است.

تاکید بر تجربه‌نگاری مدیران

در ادامه این گزارش آمده است که به‌منظور اجرای بهتر حکم قانونی مذکور، پیشنهاد می‌شود بانک اطلاعاتی مدیران به‌عنوان زیرسامانه سینا (سکوی یکپارچه نظام اداری) تعریف شده و وظایف آن به‌نحوی تقسیم شوند که مسئولیت راهبری، مدیریت، ثبت اطلاعات کانون ارزیابی، نیم‌رخ شایستگی و دوره‌های آموزشی مدیران به مرکز آموزش مدیریت دولتی، وظیفه طراحی، پشتیبانی فنی، یکپارچه‌سازی با سایر سامانه‌ها برعهده معاونت حکمرانی الکترونیک و هوشمندسازی نظام اداری و مسئولیت ثبت اطلاعات عملکرد مدیران برعهده معاونت نوسازی اداری سازمان اداری و استخدامی کشور واگذار شود.

همچنین در این گزارش پیشنهاد شده تجربه‌های موفقیت و شکست مدیران در بخشی تحت‌عنوان «تجربه‌نگاری» ثبت شود و با ذکر توصیه‌هایی برای مدیران بعدی در اختیار ایشان قرار گیرد. درنهایت پیشنهاد می‌شود به‌منظور افزایش شفافیت عملکرد و ارتقای پاسخ‌گویی مدیران بخشی از اطلاعات این بانک به‌صورت عمومی منتشر شود. 

این پژوهش راهکارهای تقنین را ارائه می‌دهد که از جمله اصلاح ماده (۴۸) قانون مدیریت خدمات کشوری است و در توضیح آن بیان می‌کند که در حال حاضر سازمان اداری و استخدامی کشور، در راستای اجرای آیین‌نامه اجرایی بند «۳» ماده (۴۸) قانون مدیریت خدمات کشوری، عملکرد مدیران و کارمندان را ارزشیابی می‌کند. در این راستا پیشنهاد می‌شود در قالب تبصره «۳» ماده (۴۸) بر لزوم وارد کردن اطلاعات مربوط به ارزیابی عملکرد مدیران در بانک اطلاعات مدیران تأکید شود.

تأکید بر لزوم تکمیل بانک اطلاعات مدیران

دیگر پیشنهادهای مرکز پژوهش‌های مجلس در این زمینه شامل این موارد می‌شود که تأکید بر لزوم تکمیل بانک اطلاعات مدیران برای انتصاب افراد به پست‌های مدیریتی در ماده (۵۴) قانون مدیریت خدمات کشوری، انتشار عمومی بخشی از اطلاعات غیر‌محرمانه مدیران در قالب تبصره «۱» ماده (۵۵) قانون مدیریت خدمات کشوری به‌منظور ارتقای شفافیت عملکرد مدیران، تأکید بر لزوم وارد کردن اطلاعات نیم‌رخ شایستگی کانون ارزیابی در بانک اطلاعات مدیران در ماده (۵۷) قانون مدیریت خدمات کشوری.

ازجمله عوامل عدم اجرایی سازی کامل حکم قانونی یاد شده می‌توان به عدم اختیارات کافی مرکز آموزش مدیریت دولتی برای الزام دستگاه‌های اجرایی به وارد کردن اطلاعات، عدم تناسب وظیفه ایجاد بانک اطلاعاتی با وظایف اصلی مرکز آموزش مدیریت دولتی و همچنین نبود ضمانت اجرایی کافی در احکام قانونی موردنظر اشاره کرد. بر این اساس، در این گزارش پیشنهاد شده سامانه بانک اطلاعات مدیران به عنوان زیرسامانه سینا (سکوی یکپارچه نظام اداری) تعریف شده و مدیریت و راهبری آن به مرکز آموزش مدیریت دولتی واگذار شود.

در این راستا پیشنهاد شده مرکز آموزش مدیریت دولتی مسئولیت تهیه برخی اطلاعات ازجمله نیم رخ شایستگی مدیران را بر عهده گیرد. علاوه بر این پیشنهاد‌هایی در خصوص نوع اطلاعات درخواستی از مدیران و نحوه صحت سنجی آن‌ها ارائه شده است.

پژوهش «تحلیلی نظارتی و تقنین بر استقرار بانک اطلاعات مدیران دستگاه‌های اجرایی دولت» به کوشش دفتر مطالعات مدیریت مرکز پژوهش‌های مجلس انجام شده است.