جاوید: فرایندهای نظام تحول اداری از شهریورماه اجرایی می‌شوند

به گزارش گروه آموزش و دانشگاه خبرگزاری علم و فناوری آنا، داریوش جاوید معاون توسعه و مدیریت منابع دانشگاه آزاد اسلامی در تشریح تحولی در نظام اداری دانشگاه آزاد اسلامی به منظور بهره‌مندی حداکثری از توانمندی‌های کارکنان خدوم این دانشگاه با رعایت رفاه و آسایش آنان گفت:‌ خوشبختانه با عنایت پروردگار، زحمات هیئت‌رئیسه، اعضای هیئت‌علمی و کارکنان، تعداد دانشجویان در دانشگاه آزاد اسلامی با یک رشد قابل‌توجهی مواجه شده است و این دانشگاه در نیمسال‌های اول و دوم سال تحصیلی 1403-1402 یک میلیون و 360 هزار دانشجو داشت.

وی با بیان اینکه در حال حاضر 26 هزار کارمند فعال در دانشگاه آزاد اسلامی مشغول خدمت هستند، افزود:‌ نسبت تعداد کارکنان این دانشگاه به دانشجویان در سطح کشور یک به 50 است ولی به دلایلی این نسبت در برخی از واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی متوازن نیست و امروز در تعدادی از واحدها با کمبود نیروی انسانی مواجه هستیم، لذا با توجه به اینکه در برخی دیگر از واحدها تعداد نیروهای بالقوه بیشتر ازسقف مورد نیاز است، می‌توان از ظرفیت آنها در سایر واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی بهره گرفت. 

معاون توسعه و مدیریت منابع دانشگاه آزاد اسلامی ادامه داد:‌ حسب دستور و تدبیر ریاست دانشگاه و بر اساس سند تحول و تعالی دانشگاه و راه کنش‌های سامانه سپاری، چابک سازی و هوشمند سازی ساختار تشکیلاتی، فرایندها و نظام مدیریتی با رویکرد افزایش یکپارچگی بهره‌وری، موضوع مکاتبات اداری و اصلاح فرایندها و باز مهندسی نیروی انسانی در دستور کار معاونت توسعه و مدیریت منابع دانشگاه قرار گرفت، لذا مقرر شد نسبت به طراحی و استفاده از سامانه‌ای هوشمند در راستای اهداف مذکور اقدام شود که موضوع تعاملات و ارتباطات سازمانی نیروها با فرایندهای اجرایی و عملیات اداری را پشتیبانی کند، در همین راستا سامانه جدید مکاتبات و سامانه ایمیل پایه (رایانامه) در شرف بهره‌برداری بوده که تسریع و تسهیل‌کننده جریان پاسخگویی به مکاتبات و درخواست‌های مخاطبین ( دانشجویان، کارکنان و اعضای هیئت‌علمی) در سطح دانشگاه آزاد اسلامی خواهد بود.

جاوید با اشاره به مزایای راه‌اندازی سامانه «ایمیل پایه» افزود:‌ راه‌اندازی این سامانه کمک می‌کند تا از ارجاعات و مراجعات غیرضروری دانشجویان و ارباب رجوع جلوگیری کنیم و سرعت پاسخگویی به سؤالات و درخواست‌های آنان از طریق ایمیل (رایانامه) تسریع شود.

معاون توسعه و مدیریت منابع دانشگاه آزاد اسلامی اصلاح و اجرای فرایندهای نظام تحول اداری را از اول شهریورماه سال جاری اعلام کرد و در تشریح تدابیر اتخاذ شده به منظور بهره‌مندی از توان کارکنان بدون جابه‌جایی آنان در سطح واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی خاطرنشان کرد: در این طرح بدیع که برای اولین بار در نظام آموزش عالی کشور اجرا می‌شود، مشاغل در سطح دانشگاه به دو دسته مشاغل پیشخوان و مشاغل پشتیبان تقسیم‌بندی می‌شوند. در مشاغل پیشخوان کارکنان طبق روال گذشته به‌صورت حضوری پاسخگوی نیازهای دانشجویان و سایر مراجعه‌کنندگان خواهند بود؛ اما در مشاغل پشتیبان این ظرفیت با توجه به ماهیت خدمات و فعالیت‌هایی که وجود دارد، همکاران در یک واحد دانشگاهی به‌صورت غیرحضوری پاسخگوی سؤالات، درخواست‌ها و مکاتبات واحدهای دیگر که با کمبود نیروی انسانی مواجه هستند خواهند بود. به عنوان مثال کارمندی در واحد  مبدأ بدون حضور فیزیکی در واحدی دیگر، به عنوان پشتیبان، پاسخگوی سؤالات و مکاتبات تخصصی درخواست‌های مراجعه‌کنندگان در واحد  مقصد خواهد بود. این نکته بسیار حائز اهمیت است که محل کار همکاران در مشاغل پشتیبان تغییر نخواهد کرد، بلکه آنها صرفاً از راه دور و از طریق مکاتبات اداری جدید همچون سامانه ایمیل پایه به واحدهای دیگر ارائه خدمات خواهند کرد و درصورت لزوم برای هماهنگی بیشتر، این کارکنان می‌توانند با واحد مقصد جلسات حضوری داشته باشند.

جاوید با تأکید بر اینکه بحث‌های آموزشی، پژوهشی، فرهنگی و فعالیت‌هایی از این قبیل که امکان انجام آنها توسط مشاغل پشتیبان وجود داشته باشد از طریق سامانه ایمیل پایه و سایر مکاتبات اداری میسر خواهد شد، اظهار کرد:‌ کلیه دانشجویان، کارکنان و اعضای هیئت‌علمی در طرح «ایمیل پایه» دارای ایمیل خواهند بود و از این طریق با یکدیگر ارتباط خواهند داشت.

معاون توسعه و مدیریت منابع دانشگاه آزاد اسلامی در پایان گفت:‌ به زودی دستورالعمل‌های اجرایی لازم در ارتباط با این موضوع ابلاغ و اطلاع‌رسانی لازم صورت می‌پذیرد.