خرید نرم افزار BPMS یا خرید اتوماسیون اداری ؟

به گزارش گروه رسانه‌های دیگر خبرگزاری آنا، در ۵۰ ساله گذشته سازمان ها و شرکت های زیادی در ایران با  چالش الکترونیکی نمودن مکاتبات اداری خود روبرو بوده اند و اولین راه حل را در استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری یافته اند .

هدف اولیه حذف کاغذ و کاغذ بازی بود . نرم افزاری مورد نیاز بود برای اسکن نامه ها و مکاتبات و به گردش انداختن درخواست ها داخل نرم افزاری تحت وب و در صفحه ای به نام  "کارتابل".

تا اینجای کار در سطح بلوغ اول فناوری اطلاعات اطلاعات گام بزرگی برداشته شد. کاغذ تبدیل به فایل اسکن شده یا متن تایپ شده شد و بجای امضا و ممیزی دستی فرم های کاغذی و پیگیری اتاق به اتاق، تمام گردش کار داخل یک نرم افزار و با مدیریت اطلاعات انجام می شد.

بعد از چند سال  با معرفی مفاهیم هوش تجاری و داشبورد مدیریتی مدیران فناوری اطلاعات شرکت ها و سازمان ها درصدد استفاده از اطلاعات جمع آوری شده طی چند سال گذشته خود در سامانه اتوماسیون اداری برآمدند که با مشکلاتی جدی مواجه شدند.

اطلاعات جمع آوری شده در بانک اطلاعاتی نرم افزار اتوماسیون اداری قابل پردازش و گزارش گیری  نبود  فقط تعداد نامه ها و مکاتبات را در چند تفکیک می توانستند مقایسه کنند.  ولی موضوع هوش تجاری پردازش اطلاعات داخل نامه ها و مکاتبات بود نه آمار تعدادی مکاتبات . و این یعنی، حجم بالایی از اطلاعات در زمان ثبت در اتوماسیون اداری از بین رفت زیرا نحوه بارگزاری اطلاعات در سامانه، ساختار مشخص و قابل تفکیکی نداشت. در پروژه های هوش تجاری ۹۹ درصد فایل ها با ساختار تصویر و متن قابل پردازش نیستند و اطلاعات سوخته به حساب می آیند.

راه حل چیست؟

با معرفی مفهوم BPM  و در ادامه معرفی محصولBPMS  دیباچه جدیدی بروی رفع مشکل مکانیزایسون فرآیند های اداری و تبدیل گردش کار به فرآیند پدید آمد. نرم افزارbpms  به سازمان ها کمک می کند که گردش کار خود را به روشی اصولی و بهینه مکانیزه نمایند.

ذخیره ساختار یافته اطلاعات    

در نرم افزار BPMS  برای هر مرحله از گردش کار، فرم اطلاعاتی طراحی می شود  (Form Generator)  و اطلاعات با تفکیک های جزئی در پایگاه اطلاعاتی ذخیره  می شود به عنوان مثال برای درخواست مرخصی کارمند از مدیر، قالب درخواست بصورت فرم اطلاعاتی در فرم ساز نرم افزار طراحی می شود و تمام اعداد مربوط به تعداد روز درخواست مرخصی یا تاریخ شروع و پایان مرخصی در جدول اطلاعاتی و در فیلد مربوطه ذخیره می شود و این اطلاعات در آینده قابل پردازش و گزارش گیری هستند.

گردش کار استاندارد و Best Practice

در نرم افزار BPMS  خبری از ارجاع نیست بلکه فرآیند ها بصورت استاندارد مدل سازی و پیاده سازی می شوند و کاربران در هرلحظه وظیفه خود را در کارتابل نرم افزارBPMS  انجام می دهند و به مرحله قبل و بعد کاری نخواهد داشت.  این فرآیند ها توسط متخصصین مدیریت فرآیند در نرم افزار BPMS  پیاده سازی شده اند و کاربران نیازی نیست به قوانین کسب و کار اشرافی داشته باشند، به عبارت دیگر کاربران جزئی از کل هستند.

عدم وابستگی به کاربران کلیدی و با تجربه

۱. در نرم افزار اتوماسیون اداری کاربران با تجربه ی گذشته، درخواست ها را از مرحله ای به مرحله دیگر ارجاع می دهند. مبنای ارجاع در ذهن کارکنان با توجه به تجربه آنها مشخص می شود و با خروج، کارمند تمام تجربه خود را از سازمان خارج می کند. توجه داشته باشید همیشه در سازمان ها گردش کارها به سادگی درخواست مأموریت و یا درخواست وام نیست، فرآیند های پیچیده ای را در نظر بگیرید که برای سازمان بسیار کلیدی است و عدم مستند سازی این تجربیات هزینه زیادی برای سازمان در بر خواهد داشت. ولی در نرم افزار مدیریت فرآیند جریان، گردش کار مبتنی بر مغز کنترل گر فرآیند پیمایش می شود و تمام قوانین کسب و کار در دل فراآیند ها بصورت استاندارد تعریف شده است و فرآیند به هیچ کارمندی وابسته نیست. در این مقاله میتوانید  لیست نرم افزارهای bpms را بررسی بفرمایید

از کجا شروع کنیم ؟

آیا همین الان از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می کنید  ؟

پیشنهاد ما به شما مهاجرت هوشمندانه از اتوماسون اداری به نرم افزار BPMS

۱. گردش کار های پر تکرار خود را شناسایی و اولویت بندی کنید.

۲. گردش کار های پرتکرار خود را با مصاحبه با ذینفعان در قالب نمودار های BPMN مدل سازی کنید.

۳. برای ثبت اطلاعات هر مرحله از گردش کار، در فرم ساز؛ قالب فرم اطلاعاتی طراحی کنید.

۴. گردش کارهای خود را در نرم افزار BPMS ایرانی  تبدیل به فرآیند عملیاتی کنید.

۵. از اتوماسیون اداری برای فرآیند های مکانیزه شده استفاده نکنید.

تبریک ! شما ۷۰ درصد گردش کار های خود را از اتوماسیون اداری خارج کرده اید.

آیا در حال خرید نرم افزار اتوماسیون اداری هستید ؟

۲. خرید اتوماسیون اداری را فراموش کنید.

۳. فرآیند های سازمان خود را اولویت بندی کنید.  (تعداد تکرار در سال / اهمیت / بار مالی )

۴. پنج فرآیند مهم سازمان را در قالب BPMN مدل سازی کنید.

۵. نسبت به خرید نرم افزار BPMS جریان اقدام کنید و فرآیند های خود را  در محیطی پویا پیاده سازی کنید.

مقایسه اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS جریان

انتهای پیام/ر