پاسخ به بیش از 20 سوال مهم درباره سامانه «پژوهشیار»/ صفر تا صد سامانه جامع مدیریت امور پژوهشی دانشگاه آزاد اسلامی
گروه دانشگاه خبرگزاری آنا- محدثه حسینی؛ حدود 6 ماه از راه‌اندازی سامانه جامع مدیریت امور پژوهشی دانشگاه آزاد اسلامی که به‌اختصار آن را پژوهشیار می‌نامند، می‌گذرد. به بیانی دیگر از ۲۳ فروردین‌ماه سال جاری تمامی سامانه‌های پژوهشی دانشگاه آزاد اسلامی به‌صورت یکپارچه در سایت نهایی پژوهش‌های دانشگاه آزاد اسلامی به نشانی /https://ris.iau.ac.ir در دسترس اساتید و دانشجویان این دانشگاه قرار گرفت.
از هیمن رو خبرنگار آنا برای پاسخ دادن به سؤالات متداول در خصوص این سامانه با «فاطمه حدادیان» رئیس اداره گسترش علم و علم‌سنجی دانشگاه آزاد اسلامی واحد تهران شمال به گفتگو پرداخته است که در ادامه مشروح این گفتگو آمده است.
آنا: فعالیت‌های سامانه پژوهشیار چند بخش است؟
حدادیان: سامانه پژوهشیار در دو بخش «امکان ثبت و پیگیری پایان‌نامه‌های تحصیلات تکمیلی (از مرحله ثبت پروپوزال تا دفاع» و «امکان ثبت رزومه‌های اعضای محترم هیأت علمی که هنوز در سامانه به‌طور کامل تکمیل‌نشده است» فعالیت می‌کند.
آنا: از اهداف مهم از راه‌اندازی سامانه پژوهشیار چیست؟
حدادیان: یکی از اهداف مهم راه‌اندازی سامانه پژوهشیار، یکسان سازی فرایندهای گردش کار برای پایان‌نامه/رساله‌های مقطع کارشناسی ارشد و دکتری تخصصی در کل واحدهای کشور است.
آنا: قابلیت‌های این سامانه را بیان کنید؟
حدادیان: امکان نظارت آنلاین در سطوح مختلف مدیریتی، امکان بارگذاری کلیه فایل‌های ضروری، روندگرا بودن سامانه (انجام کلیه فعالیت‌های کاربران به‌صورت الکترونیکی)، واکنش گرا بودن سامانه (هر دانشگاه و هر کاربر می‌تواند کلیه امور خود را به‌صورت مجزا انجام دهد)، اطلاع‌رسانی به کاربران از طریق پیامک یا ایمیل از زمان ثبت‌نام تا مرحله پایانی، امکان ثبت و تصویب و پیگیری پایان‌نامه به‌صورت آنلاین، تعریف نقش‌های متعدد برای کاربر و تعیین سطوح دسترسی برای هر فرد ازجمله قابلیت‌های سامانه پژوهشیار است.
آنا: نحوه ثبت‌نام در این سامانه چگونه است؟
حدادیان: استفاده از آخرین نسخه مرورگر کروم، ورود به آدرس سامانه https://ris.iau.ac.ir ایجاد حساب کاربری (از طریق ثبت کلیه اطلاعات شخصی) ارسال رمز عبور به ایمیل ثبت‌شده.
نکته مهم در ثبت‌نام این است که هر فرد فقط یک‌بار می‌تواند در سامانه پژوهشیار ثبت‌نام کند بعد از ایجاد حساب کاربری با واردکردن ایمیل یا کد ملی و رمز عبور وارد سامانه پژوهشیار می-شوید.
آنا: در بسیاری از موارد دانشجو پس از ورود به سامانه جایی برای ثبت اطلاعات پایان‌نامه خود را ندارد علت چیست؟
حدادیان: دانشجویان باید در هنگام ثبت‌نام در سامانه، حتماً نقش دانشجو (حوزهٔ پزشکی و یا غیرپزشکی) را انتخاب کنند و شماره دانشجویی خود را با دقت وارد کنند.
آنا: اگر دانشجویی رمز عبور دریافت نکرده باشد علت چیست؟
حدادیان: ازآنجایی‌که رمز ورود به سامانه پژوهشیار به آدرس ایمیل کاربران ارسال می‌شود، تمامی کاربران باید در واردکردن آدرس ایمیل خود دقت کنند. به این نکته مهم دقت کنید که پاسخ به پرسش‌هایی که با علامت ستاره قرمز مشخص‌شده‌اند، در هنگام ثبت‌نام کاملاً الزامی است.
مدیریت محترم گروه‌های تخصصی دسترسی لازم به رشته‌های موردنظر خود در دانشکده را از طریق روسای محترم دانشکده‌ها دریافت می‌کنند.
آنا: مراحل ثبت پروپوزال را جهت دانشجویان کارشناسی ارشد و دکتری توضیح دهید؟
حدادیان: جهت ثبت اطلاعات پایان‌نامه دو فاز وجود دارد. فاز اول «مرحله درخواست اساتید مقطع کارشناسی ارشد /درخواست اساتید مقطع دکتری» و فاز دوم «مرحله ثبت و بارگذاری پروپوزال» است.
آنا: نکات مهم در ثبت پروپوزال جهت دانشجویان تحصیلات تکمیلی چیست؟
حدادیان: چنانچه تاریخ تصویب پروپوزال دانشجویان در گروه تخصصی مربوط به قبل از تاریخ 1/2/98 باشد نیازی به ورود به فاز اول (قسمت درخواست اساتید) وجود ندارد. این دسته از دانشجویان وارد فاز دوم می‌شوند و کلیه اطلاعات مربوطه به پروپوزال خود را ثبت می‌کنند و پس از زدن دکمه خاتمه و ارسال به استادان همکار در پایان‌نامه ارسال می‌کنند.
پس از تأیید استادان چنانچه دانشجو به سؤال مربوط به تاریخ تصویب در گروه به‌درستی پاسخ داده باشد و در TC قبلاً کد شناسایی پایان‌نامه ثبت‌شده باشد از بخش (2) به (10) انتقال می‌یابد و درصورتی‌که کد در TC نداشته باشد از 2 به 4 انتقال می‌یابد تا مسئول محترم پژوهش از طریق پژوهشیار کد پایان‌نامه را ثبت کند.
همچنین در ثبت و بارگذاری اطلاعات پروپوزال تکمیل کلیه مواردی که با علامت قرمز نشان داده‌شده است الزامی است.
تمامی مدیران گروه و روسای دانشکده‌ها، باید توسط واحد دانشگاهی خود نقش دهی شود. همچنین نقش دهی اساتید به‌عنوان راهنمای اول، راهنمای دوم و همچنین استاد مشاور، باید توسط مدیر گروه در واحد دانشگاهی محل کار/ تحصیل استاد انجام شود. چنانچه استادی خارج از دانشگاه آزاد اسلامی (مدعوین) باشد، این نقش دهی می‌تواند توسط تمامی مدیران گروه در سراسر کشور انجام شود.
تمامی اساتید باید حداقل نیمی از ظرفیت آزاد خود را به برنامه‌های علمی موجود در سامانه اختصاص دهند.
آنا: چنانچه مدیر محترم گروه به عضو هیأت علمی نقش مربوطه را داده باشد ولی بازهم دانشجو نمی‌تواند استاد موردنظر خود را انتخاب کند علت چیست؟
حدادیان: استاد باید در پروفایل خود از قسمت فعالیت‌های شما وارد cict شده و نسبت به اختصاص 50% ظرفیت خود به موضوع آزاد اقدام نماید و چنانچه استاد مربوطه عضو هیأت علمی سایر واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی باشد باید مدیر محترم گروه درآن‌واحد نسبت به اختصاص نقش به عضو هیأت علمی اقدام نماید.
لازم به ذکر است، استادی که مأمور از سایر واحدهای دانشگاه است باید وابستگی خود را به واحد مبدأ ثبت کند.
آنا: دانشجویان دکتری که از طریق سامانه پژوهشیار از پایان‌نامه خود دفاع کرده‌اند اسم اساتید داور در صورت‌جلسه دفاعیه ثبت‌نشده علت چیست؟
حدادیان: برای درج نام استاد داور/ داوران در صورت‌جلسات دفاع از پایان‌نامه/ رساله باید موارد زیر به ترتیب انجام شود.
الف ) ارسال پایان‌نامه / رساله به داور/داوران
ب) تأیید پایان‌نامه/رساله توسط داور/داوران
پ) صدور ابلاغیه برای داور/داوران
ت) صدور دعوت‌نامه برای داور/داوران
آنا: دانشجویان دکتری فضایی برای بارگذاری پروپوزال خود ندارند علت چیست؟
حدادیان: بارگذاری پروپوزال به‌طور خودکار پس از تأیید درخواست اساتید دانشجو توسط ادمین مربوطه (مدیر گروه و یا رئیس دانشکده) فعال خواهد شد.
استاد راهنما یا مشاور بیان می‌کنند که در مورد پروپوزال دانشجو اعلام نظرکرده‌اند ولی کار دانشجو هنوز در مرحله دوم باقیمانده است و به دست مدیر گروه نرسیده علت چیست؟
استاد باید از ماژول ثبت نظر واردشده اعلام نظر نماید و سپس دکمه ذخیره و اتمام کار را بزند تا به مدیر محترم گروه رسانده شود.
آنا: چنانچه دانشجوی دکتری، عضو هیئت‌علمی دیگر واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی نیز باشد (امکان ثبت اطلاعات پروپوزال خود را در سامانه پژوهشیار ندارد علت چیست؟
حدادیان: باید مدیر محترم گروه علاوه بر نقش‌های داده‌شده نقش دانشجوی غیرپزشکی نیز به دانشجوی مربوطه بدهد تا این امکان فراهم شود.
آنا: مسئولین پژوهش در زمان اخذ کد پایان‌نامه با پیام‌های عدم ثبت کد ملی یا استاد ظرفیت خالی ندارد مواجه می‌شوند راه‌حل چیست؟
حدادیان: باید مشخصات استاد مربوطه را در جدول ویرایش ظرفیت وارد نموده سپس با تصاویر کارت ملی و آخرین حکم کارگزینی به ستاد پژوهش ارسال نمایند تا ضمن مکاتبه با دبیرخانه پایش آزاد مشکل مربوطه مرتفع شود.
آنا: ظرفیت استادان در رساله‌های دکتری که دارای 2 استاد راهنما می‌باشند چگونه محاسبه می‌شود؟
حدادیان: اگر دانشجو دارای دو استاد راهنما باشد از هر استاد ظرفیت نیم اشغال می‌شود.
آنا: آیا امکان اختصاص کل ظرفیت همکاری یک استاد به موضوع آزاد وجود دارد؟
حدادیان: تنها درصورتی‌که هیچ برنامه علمی برای رشته استاد تعریف‌نشده باشد استاد مجاز است تمام ظرفیت خود را به موضوع آزاد اختصاص دهد ولی اگر برنامه علمی برای استاد وجود داشته باشد باید در سامانه پژوهشیار 50% ظرفیت خود را به زمینه‌های پژوهشی اختصاص دهد.
آنا: آیا دانشجویان دکتری پژوهش محور باید وارد سامانه پژوهشیار شوند؟
حدادیان: خیر، دانشجویان دکتری پژوهش محور کد پایان‌نامه ندارند و الزام به ثبت اطلاعات در سامانه پژوهشیار را ندارند.
آنا: استاد در سامانه پژوهشیار ثبت‌نام کرده مدیر محترم گروه نقش مربوطه را اختصاص داده ولی هیچ ظرفیتی برای استاد در پژوهشیار وجود ندارد علت چیست؟
حدادیان: تمامی استادانی که برای اولین بار در پایان‌نامه‌های تحصیلات تکمیلی همکاری می‌کنند باید از معاونت موضوعی سازمان مرکزی مجوز همکاری بر ایشان صادر شود در این خصوص باید رزومه، تصویر حکم کارگزینی و تصویر کارت ملی جهت اخذ مجوز از سازمان مرکزی به ستاد پژوهش ارسال شود.
آنا: دانشجویی اشتباهاً در درخواست‌های ارسالی مقطع کارشناسی ارشد را ثبت کرده درحالی‌که دانشجوی دکتری است راه‌حل چیست؟
حدادیان: باید ظرفیت درخواست ویرایش برای دانشجو باز شود تا بتواند اصلاح نماید این کار از طریق مدیر محترم گروه یا مسئول پژوهش دانشکده یا ادمین واحد امکان‌پذیر است.
آنا: چنانچه دانشجو، دانشجوی غیرپزشکی بوده ولی اشتباهاً به‌عنوان دانشجوی پزشکی ثبت‌نام کرده بود راه‌حل چیست؟
حدادیان: باید در قسمت مدیریت سیستم، مدیریت سیستمی، نقش کاربران واردشده و نقش قبلی را حذف و نقش جدید را به دانشجو اختصاص دهیم که این امر توسط مدیر محترم گروه یا مسئول پژوهش دانشکده یا ادمین واحد امکان‌پذیر است.
آنا: اگر برای مدیر محترم گروه پیام در این لایه شورایی ثبت‌نشده است دیده شد و مدیر محترم گروه نتوانست پروپوزال را به اعضاء گروه بفرستد راه‌حل چیست؟
حدادیان: باید از صفحه اصلی، جایگاه دانشجو را ملاحظه کرده، اگر رشته دانشجو در شورای گروه تخصصی وجود نداشت باید در قسمت ویرایش شورا رشته مربوطه را اضافه کنیم تا مشکل حل شود این امر توسط ادمین واحد امکان‌پذیر است.
آنا: اگر دانشجویی بخواهد استاد مشاور خود را حذف کند یا استاد راهنما یا مشاور را تغییر دهد راه‌حل چیست؟
حدادیان: از صفحه اصلی اسم دانشجو را جستجو کرده دکمه (+) جزئیات را می‌زنیم از ماژول ارسال به راهنما یا مشاور استفاده کرده اسم استاد را جستجو کرده و دکمه بازپس‌گیری را انتخاب می‌کنیم. این امر توسط مدیر محترم گروه یا مسئولین محترم پژوهش دانشکده امکان‌پذیر است.
آنا: اگر دانشجویی فاز اول را تکمیل کرده باشد و در فاز دوم بخواهد اساتید را عوض کند راه‌حل چیست؟
حدادیان: باید در فاز دوم پروپوزال را بارگذاری کند و بعد از بارگذاری مدیر محترم گروه ماژول ویرایش را باز کند.
آنا: اگر استاد رمز عبورش را فراموش کرده بود راه‌حل چیست؟
حدادیان: در قسمت مدیریت سیستم، مدیریت سیستمی، لیست کاربران اسم استاد را پیداکرده دکمه تغییر و ارسال رمز عبور را می‌زنیم یک رمز جدید به استاد مربوطه ارسال می‌شود. این امر توسط مدیر محترم گروه یا مسئول پژوهش دانشکده یا ادمین واحد امکان‌پذیر است.
انتهای پیام/4084/
انتهای پیام/