اجرای نظام تحولی اداری با محوریت «حامی» در پاسخگویی به دانشجویان دانشگاه آزاد

به گزارش آنا، حامد حسن‌پور، رئیس باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی در مراسم بزرگداشت چهل و سومین سالگرد دانشگاه آزاد اسلامی، از اجرای گسترده برنامه «نظام تحولی» در ساختار اداری دانشگاه خبر داد و گفت: این تحول به‌ویژه در حوزه پاسخگویی به درخواست‌های دانشجویی در حال پیاده‌سازی است و بر مبنای یک الگوی دیوان‌سالاری دموکراتیک، مسئولیت‌ها در حوزه‌های مختلف به کارکنان واگذار شده تا پاسخگویی با دقت و نظم بیشتری انجام شود.

وی با اشاره به تغییر رویکرد بنیادین در این نظام گفت: در ساختار جدید، تمرکز از فرایندمحوری به خدمت‌محوری تغییر یافته و این تغییر پارادایم نیازمند ابزارهای فناوری و اصلاح فرهنگ سازمانی در تمام سطوح دانشگاه است.

حسن‌پور با تشریح اهداف «طرح حامی» اظهار داشت: در این طرح، هدف‌گذاری ما بر این بوده که تمامی دانشجویان دارای کارتابل اداری شوند. تاکنون بیش از ۸۰ درصد دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی از ایمیل دانشگاهی خود به عنوان کارتابل استفاده می‌کنند.

وی افزود: کارکنان، اعضای هیئت علمی، مدرسان حق‌التدریس و دستیاران آموزشی نیز دارای ایمیل اداری هستند. این ایمیل‌ها بر اساس کد ملی یا کد سابجکت تعریف و به صورت فایل اشتراکی در کارتابل افراد قرار گرفته‌اند.

رئیس باشگاه پژوهشگران جوان، به تحولات اخیر در سامانه حامی اشاره کرد و گفت: در نسخه جدید سامانه، امکان مشاهده و نظارت دقیق بر درخواست‌ها فراهم شده و اکنون هر واحد استانی، حامی و دانشجویی می‌تواند روند پیگیری درخواست‌ها را به‌صورت شفاف مشاهده کند.

وی با تأکید بر الزامات فنی این سامانه توضیح داد: مبنای اصلی عملکرد سامانه این است که دانشجو از طریق ایمیل دانشگاهی درخواست خود را ارسال کند. درخواست‌هایی که خارج از این مسیر ارسال شوند، نه آمار آن ها در سامانه ثبت می‌شوند و نه وارد فرآیند پاسخگویی خواهند شد.

حسن‌پور ادامه داد: سامانه حامی همچون یک کارمند اداری عمل می‌کند که مسئولیت ثبت و هدایت درخواست‌ها را برعهده دارد. تعیین حامی‌ها در واحدهای دانشگاهی نیز بر اساس رشته، مقطع، محل تحصیل، تخصص و حتی جنسیت انجام می‌شود.

حسن‌پور از وجود برخی ایرادات نیز سخن گفت و افزود: نمونه‌هایی از تخلفات همچون ثبت درخواست‌های غیر واقعی برای افزایش آمار مشاهده شده است که موجب اختلال در توسعه پروژه و آسیب به مدل داده‌ای هوش مصنوعی آینده سامانه خواهد شد.

وی همچنین به ابزارهای تحویل‌شده به واحدها اشاره کرد و گفت: ایمیلی که اکنون واژه "ارزش افزوده حامی" را یدک می‌کشد، به همراه پنل مدیریتی سامانه، در اختیار واحدها قرار گرفته تا آمار درخواست‌ها، زمان پاسخ‌دهی و محتوا به‌صورت شفاف قابل مشاهده باشد.

رئیس باشگاه پژوهشگران جوان عملکرد برخی استان‌ها را نیز مطلوب ارزیابی کرد و گفت: استان مرکزی، اصفهان، گیلان و تهران اجرای موفقی در این طرح داشته‌اند. به‌ویژه واحد نجف‌آباد که با بیش از ۱۰ هزار درخواست ثبت‌شده، حتی یک مورد درخواست غیرواقعی نداشته است.

وی در پایان با تأکید بر ضرورت مشارکت همه‌جانبه کارکنان گفت: باید تمامی درخواست‌ها صرفاً از طریق سامانه ثبت شود. در آینده درخواست‌های حضوری حذف و جای خود را به فرآیند الکترونیک خواهد داد. درخواست‌های غیرسامانه‌ای نیز تنها از طریق ایمیل قابل پیگیری خواهند بود.

حسن‌پور خواستار اهتمام بیشتر همکاران دانشگاهی به این طرح شد و گفت: حداقل انتظار ما این است که کارکنان با شیوه استفاده صحیح از ایمیل آشنا شوند. سامانه حامی در مسیر توسعه، به خلاقیت و دقت نیاز دارد و هرگونه سهل‌انگاری یا ثبت داده‌های نامعتبر، آینده آن را به خطر خواهد انداخت.