طراحی و راه‌اندازی سامانه جامع مدیریت پاسخگویی به دانشجویان و ارباب‌رجوع
به گزارش خبرنگار خبرگزاری آنا از مشهد، مسعود طاهری‌لاری در جمع دانشگاهیان دانشگاه آزاد اسلامی واحد مشهد از طراحی و راه‌اندازی سامانه جامع مدیریت پاسخگویی به دانشجویان و ارباب رجوع برای نخستین بار در دانشگاه آزاد اسلامی در روزهای آینده خبر داد و گفت: به‌کارگیری فناوری اطلاعات، نقش کارساز و مهمی بر عملکرد دانشگاه دارد.
این مسئول دانشگاهی افزود: به‌منظور بهره‌برداری از ظرفیت و قابلیت‌های مرکز فناوری اطلاعات، دانشگاه آزاد اسلامی واحد مشهد در راستای مأموریت خود در سطح استان خراسان‌رضوی در شرایط کرونا و پس از آن در شرایط عادی، تحقق نظام پاسخگویی غیرحضوری و مجازی به دانشجویان و ارباب رجوع و تکریم مخاطب را جزء مهم‌ترین فعالیت‌های خود می‌داند.
رئیس دانشگاه آزاد اسلامی خراسان رضوی مطرح کرد: طراحی و پیاده‌سازی این سامانه باعث افزایش سرعت پاسخگویی، دقت، شفافیت، کاهش هزینه، اصلاح ساختار و بهره‌وری سازمانی می‌شود.
تشریح مشخصات فنی و اجزای سامانه مدیریت پاسخگویی به دانشجو و ارباب رجوع
طاهری لاری با تشریح مشخصات فنی و اجزای سامانه مدیریت پاسخگویی به دانشجو و ارباب رجوع افزود: سیستم ورود به سامانه به صورت یکپارچه طراحی شده است و امکان ورود به سامانه برای همه کاربران اعم از دانشجویان و سایر کاربران که سؤال یا درخواست راهنمایی دارند، وجود دارد.
وی عنوان کرد: این سامانه شامل چهارسامانه یا زیرسیستم به شرح سامانه پاسخگویی صوتی و تصویری آنلاین، سامانه تیکتینگ (پاسخگویی از طریق پیام)، سامانه نوبت‌دهی آنلاین برای مراجعه‌های حضوری، سامانه مدیریت فرآیندها (سامانه جریان کار) است که مرحله به مرحله ارائه می‌شود.
رئیس دانشگاه آزاد اسلامی واحد مشهد درباره سامانه پاسخگویی صوتی و تصویری آنلاین گفت: این سامانه امکان ارتباط تصویری و صوتی ارباب رجوع با حوزه مربوطه (آموزش، فارغ‌التحصیلان، امور مالی، دانشکده و ...) را از طریق محیط ادوبکانکت ارائه میکند.
طاهری لاری گفت: یک سیستم نرمافزاری صف انتظار به دانشجو/ارباب‌رجوع وضعیت صف انتظار را از نظر تعداد افراد صف و مدت زمان تقریبی انتظار نشان میدهد و در هر حوزه، چند کاربر میتوانند به پاسخگویی مشغول باشند که با پایان پاسخگویی به هر دانشجو، نفر نخست صف به جلسه ارتباطی آن کاربر هدایت می‌شود.
وی اظهار کرد: در این سامانه امکان آپلود یا ارائه مدارک و اسناد توسط دانشجو وجود دارد، جلسه پاسخگویی به طور کامل ضبط می‌شود تا امکان نظارت و ارزیابی و پیگیری شکایت‌های احتمالی وجود داشته باشد،امکان دریافت بازخورد دانشجو یا مراجعهکننده از نظر میزان رضایت از پاسخدهنده، پیشبینی شده است.
پاسخگویی به صورت شبانه‌روزی
رئیس دانشگاه آزاد اسلامی خراسان‌رضوی در مورد سامانه پاسخگویی از طریق مبادله پیام عنوان کرد: در شرایطی که دانشجو به هر دلیل، ترجیح بدهد که به صورت آفلاین سؤال یا مشکل خود را مطرح و پیگیری کند (مثلاً به دلیل نداشتن میکروفن یا محیط ادوب کانکت و یا اتصال به سامانه در ساعتهایی از شبانهروز که پاسخگویی آنلاین فعال نیست)، سامانه تیکتینگ به وی امکان میدهد تا سئوال خود را از طریق پیام مطرح کند.
طاهری لاری بیان کرد: برای این منظور دانشجو (یا هر فرد دیگری) حوزه مورد نظر را انتخاب و سؤال خود را وارد میکند، کاربر حوزه مربوط در نخستین فرصت اقدام متناسب با پیام یا درخواست را انجام میدهد و به پیام پاسخ میدهد و در صورت لزوم، تیکت را به حوزه دیگری ارجاع میدهد که جریان گردش تیکت توسط دانشجو قابل مشاهده و پیگیری است.
وی تأکید کرد: در این سامانه همه رویدادها (ثبت سؤال، اقدام اداری مقتضی، پاسخگویی به تیکت و یا ارجاع آن) همراه با زمان آنها و شناسه/نام کاربر مربوط ثبت می‌شود تا به‌منظور نظارت بر عملکرد و پیگیری شکایت‌های احتمالی قابل استفاده باشد، در این سامانه نیز امکان دریافت بازخورد دانشجو از نظر میزان رضایت از پاسخ دهنده پیش بینی شده است.
رئیس دانشگاه آزاد اسلامی واحد مشهد با بیان اینکه در مواردی مراجعه دانشجو به حوزه مربوط در دانشگاه به‌صورت حضوری اجتناب ناپذیر است از طراحی سامانه نوبت‌دهی آنلاین برای مراجعات حضوری در این سامانه جامع خبر داد.
دبیر هیئت امنای دانشگاه آزاد اسلامی خراسان رضوی افزود: در چنین شرایطی برای جلوگیری از ازدحام و به‌منظور برنامهریزی و مدیریت وقت ارباب رجوع و حوزههای کاری، سامانه نوبت‌دهی آنلاین امکان رزرو وقت مراجعه را فراهم میآورد.
طاهری لاری بیان کرد: هر حوزه میتواند روزها و بازه زمانی پاسخگویی حضوری و نیز مدت زمان تقریبی هر پاسخگویی را در سامانه تعریف کند و دانشجویان و سایر ارباب‌رجوع از طریق سامانه، مناسبترین وقت آزاد را برای مراجعه رزرو می‌کنند.
وی اظهار کرد: تأیید رزرو وقت از طریق پیامک به رزروکننده ارسال می شود، در این سامانه هم در هر حوزه بیش از یک کارمند قابل تعریف است و سامانه براساس تعداد کارمندان فعال، وقتهای رزرو را تنظیم و به بازدیدکننده سامانه ارائه میکند.
رئیس دانشگاه آزاد اسلامی واحد مشهد درباره سامانه جریان کار نیز گفت: این سامانه برای ارائه وضعیت فعلی کار هر دانشجو در هر حوزه طراحی شده است، در این سامانه فرآیندها و مراحل کاری در هر حوزه براساس اعلام حوزه مربوطه تعریف می‌شود.
طاهری لاری افزود: هر کاربر به موازات انجام کار مرتبط با مرحله مربوط به خود، تغییر وضعیت متناظر با آن را برای دانشجو/فارغالتحصیل در سامانه جریان کار ثبت میکند و وی میتواند در هر لحظه، آخرین وضعیت کار خود را مشاهده و ردیابی کند.
وی بیان کرد: در صورت لزوم، سامانه توضیحات پیش فرض و یا توضیح ثبت شده توسط کارمند حوزه مربوط را به دانشجو نمایش میدهد تا مطلع شود که در مرحله جدید چه اقدامی باید انجام دهد و هر تغییر وضعیت از طریق پیامک به دانشجو یا فارغ التحصیل ذینفع اطلاع‌رسانی می‌شود.
انتهای پیام/۴۱۱۷/۴۰۶۲/
انتهای پیام/