11 مهارت برای منظم بودن/ برای اینکه منظم باشیم چکار کنیم؟

به گزارش گروه رسانه‌های دیگر خبرگزاری آنا، داشتن نظم شخصی یکی از پارامترهای اصلی در بهبود بهره‌وری هر فرد است. آراستگی ظاهر، ترتیب انجام کارها، منظم بودن محیط پیرامونی محل کار و منزل، رعایت آداب معاشرت، و بسیاری موارد دیگر، نشان‌دهنده وجود یا عدم وجود نظم شخصی منحصر به فرد است.

در واقع هر فردی باید مطابق با نیازها و ملزومات زندگی خویش و محدودیت‌ها و توانایی‌هایش، امور خویش را مرتب کند تا به نظم شخصی دست یابد. در غیر این صورت جدای از اینکه نمی‌تواند به وجود آشفتگی در زندگی خویش معترض باشد، از دست نیافتن به اهداف خویش هم نباید ناخشنود باشد.

بسیاری از مردم با بی‌نظمی، دست‌وپنجه نرم می‌کنند. درحالی‌که بعضی از افراد فکر می‌کنند با وجود بی‌نظمی هم می‌توانند به کارشان برسند، اما این بی‌نظمی در آخر، هزینه‌ بالایی را برای‌شان در پی خواهد داشت. بی‌نظمی می‌تواند ما را از ارتقای شغلی که همیشه به دنبال آن بودیم، دور کند. بی‌نظمی مانع خلاقیت ما می‌شود، استرس را به زندگی ما اضافه می‌کند و جلوی بهره‌وری و مؤثر بودن ما را می‌گیرد.

در این مطلب، به برخی از استراتژی‌های منظم شدن خواهیم پرداخت تا بتوانیم زندگی و کارمان را با وجود نظم، طوری ادامه بدهیم که از توانایی‌هایمان نهایت استفاده را ببریم.

برای اینکه منظم باشیم چکار کنیم؟

1- از دفتر یادداشت استفاده کنید

یک استراتژ‌ی که بسیاری از افراد منظم از آن استفاده می‌کنند کار کردن با دفتر یادداشت است. این دفتر یادداشت گزیده‌ای از افکار و کارهایی است که می‌خواهید در طول روز انجام بدهید.

2- در پانزده دقیقه‌ نخست روز کاری، منظم شوید

صبح وقتی وارد اتاق کارتان می‌شوید، پانزده دقیقه‌ نخست را صرف بررسی کارهایی کنید که باید آن روز انجام بدهید. یک فهرست انجام کارهای پیش رو تهیه کنید و مهم‌ترین اولویت‌هایتان را در رأس فهرست قرار دهید. با این روش، می‌فهمید چه کارهای مهمی را باید در ابتدای روز و چه کارهایی را بعد از ظهر انجام دهید.

3- روی میزتان را مرتب کنید

میز کار شما اغلب هزاربیشه‌ای است که روی آن کاغذهای قدیمی، پروژه‌های آینده، پرونده‌هایی که هم‌اکنون روی آنها کار می‌کنید و یک خروار کاغذ وجود دارد که هنوز دور نینداخته‌اید. با اینکه برخی از افراد ادعا می‌کنند با یک میز شلوغ و به‌هم‌ریخته بهتر کار می‌کنند، اما این وضعیت برای بسیاری از ما ناخوشایند و گیج‌کننده است.

* یک «منطقه‌ کار» روی میزتان مشخص کنید

این منطقه را به مواردی اختصاص دهید که برای تکمیل پروژه‌ها به آنها نیاز دارید. به محض تمام کردن یک کار، این منطقه را از این کار خالی کنید و کار دیگری را وارد آن منطقه کنید.

*تجهیزات و پرونده‌هایی را که بیشتر از آنها استفاده می‌کنید، منظم کنید

هر قدر بیشتر از چیزی استفاده می‌کنید، آن چیز باید به شما نزدیک‌تر باشد. میزتان را بر اساس کاربری اشیا منظم کنید نه بر اساس ظاهری که به نظر می‌رسد.

*پنج دقیقه‌ آخر هر روز کاری‌تان را به مرتب کردن میز کارتان اختصاص دهید. با این کار، روز بعد را با یک میز کار مرتب و تمیز آغاز خواهید کرد.

4- ابزار نظم‌دهی

ما در عصر فناوری‌های شگفت‌انگیز زندگی می‌کنیم. بیایید از این فناوری‌ها برای نظم‌ بخشیدن به زندگی‌مان استفاده کنیم!

*از تقویم‌ها یا برنامه‌ریزهای دیجیتالی استفاده کنید

بسیاری از افراد در برنامه ریزی زمانی‌شان از این ابزار کمک می‌گیرند تا از کارهایشان عقب نمانند.

برای مثال، بسیاری از تقویم‌های دیجیتالی مانند Outlook و iCal به شما امکان کدگذاری رنگی کارها را می‌دهند. شما از رنگ قرمز برای کارهای فوری، از رنگ سبز برای فرصت‌های تمدیدشده و از رنگ آبی برای کارهایی که اولویت پایینی دارند، استفاده می‌کنید. کدگذاری رنگی کمکی است به شناسایی فوری کارهایی که باید اول از همه به آنها رسیدگی کنید.

*از نرم‌افزار صفحه گسترده مثل Excel برای ثبت روند پیشرفت‌تان استفاده کنید

این نرم‌افزار بسیار مفید است، زیرا می‌توانید به کمک آن از فرمت‌های شرطی استفاده کنید که هنگام نزدیک شدن کاری به مهلت آخر آن، به شما هشدار داده می‌شود. در نتیجه، با یک نگاه می‌توانید ببینید چه کارهایی مطابق برنامه پیش می‌روند و چه کارهایی به مهلت آخر نزدیک شده‌اند. این استراتژی‌ها به‌ویژه زمانی مفید است و به کار می‌آید که با یک گروه کار می‌کنید و باید از روند پیشرفت افراد مطلع باشید.

5- به خودتان قول یک پاداش بدهید

اگر منظم ماندن برای شما سخت است؛ سعی کنید به خودتان قول یک پاداش بدهید. برای مثال، اگر چهار مورد از فهرست انجام کارهای پیش رو را کامل کردید، به خودتان یک فنجان قهوه جایزه بدهید یا ده دقیقه در اینترنت گشت بزنید.

6- فقط از یک تقویم استفاده کنید

اگر برخی از کارها را وارد تبلت و گوشی خود کردید و برخی از کارها را وارد تقویم رومیزی و دفترچه یادداشت خود کردید، پس احتمال فراموش کردن قرار ملاقات‌ها و کارهای مهم وجود دارد.

7- برای کارهای کوچک هم برنامه‌ زمانی داشته باشید

اگر یک کار یا پروژه نیاز به پیش‌زمینه دارد (مثلا خرید شیرینی و قهوه برای جلسه‌ اعضا)، پس برای این کارهای کوچک هم برنامه‌ریزی کنید. این کار به شما کمک می‌کند برای انجام تمام کارها، زمان کافی اختصاص بدهید.

8- از اسناد اسکن بگیرید

اگر دوست ندارید دفتر کارتان پر از قفسه‌های بایگانی باشد، پس چرا از اسناد اسکن نگیرید و آنها را در کامپیوترتان ذخیره نکنید؟ اگر منشی شخصی دارید، پس این کار را به او محول کنید. اگر ندارید، سعی کنید هر روز، از بخشی از اسناد اسکن بگیرید و در نهایت، به مرور زمان این پروژه را تکمیل کنید.

9- از ابزار جذاب برای نظم بخشیدن استفاده کنید

از ابزارهایی استفاده کنید که به لحاظ بصری و عاطفی برای شما جذابیت دارند. برای مثال، اگر تصمیم گرفته‌اید از دفتر یادداشت به صورت روزانه استفاده کنید، پس در خرید آن، ذوق و سلیقه به خرج دهید. وقتی ابزارهای شما به لحاظ بصری جذاب و راحت باشند، شما تمایل بیشتری به استفاده از آنها خواهید داشت.

10- عادات منظم ایجاد کنید

درست است که مغز تمایل دارد که انرژی کمتری مصرف کند و نظم کمتری به خرج دهد، ولی شما هم می‌توانید با تکرار مداوم، انجام منظم کارها را به خورد ناخودآگاهتان بدهید!

مثلاً تصمیم بگیرید که وقتی به منزل می‌آیید پیش از ورود کفش‌هایتان را داخل جاکفشی قرار دهید. اولش آسان است، بعد کمی سخت می‌شود، بعد از مدتی دیگر عادت می‌شود و اصلاً به صورت ناخودآگاه این کار را می‌کنید.

برای بقیه کارهایتان هم همین رویه را در پیش بگیرید و عادت‌های خوب بسازید.

11- از دیگران الگو بگیرید

از افرادی که نظم و ترتیب را در زندگی‌شان پیاده کرده‌اند، الگو بگیرید و ببینید چگونه توانسته‌اند دیسییپلین خاص خود را ایجاد کنند، شما هم روش‌های آنان را یاد بگیرید و برای خودتان بومی کنید تا همان نتایج را بگیرید.

انتهای پیام/پ