راه‌اندازی سامانه جدید کدگذاری در دانشگاه یزد

به گزارش گروه دانشگاه خبرگزاری آنا از دانشگاه یزد، مهدی سبک‌رو با اشاره به لزوم مستندسازی و پیگیری مکاتبات بین واحدها، معاونت‌ها و سایر بخش‌های دانشگاه، راه‌اندازی سامانه کد‌گذاری دانشگاه یزد را یکی از مهمترین گام‌ها در راستای ایجاد چارچوبی مشخص و منظم برای شکل بخشیدن به روند یکپارچه مستندسازی دانست.

وی افزود: از جمله ویژگی‌های این سامانه مشخص بودن مسئول رسیدگی به فرآیندها و همچنین متولی فرآیندهاست که بر این اساس می‌توان عملکرد آنان را نیز تا سالیان بعد مورد ارزیابی قرار داد.

رئیس اداره توسعه منابع انسانی دانشگاه یزد ادامه داد: برای عملکرد بهتر این سامانه، با کمک اداره برنامه، بودجه و تحول اداری چارچوبی واحد را برای فرم‌ها، شناسایی فرم‌ها، شیوه‌نامه‌ها ایجاد کرده‌ایم.

سبک‌رو تصریح کرد: اساس کدگذاری در این سامانه بر مبنای ترکیبی از حروف و اعداد است که در دو سطح صورت می‌گیرد. در سطح نخست، بر اساس اینکه فرآیند در چه واحدی در حال انجام است حرف نخست به آن اختصاص می‌یابد. در سطح دوم با توجه به اینکه فرآیند در چه واحدی وجود دارد حرف دوم نیز به آن اختصاص داده می‌شود.

وی درج اعداد و تاریخ را پس از شماره‌ها و در گوشه سمت چپ فرم‌ها را در امتداد حروف شکل نهایی کدینگ فرم‌ها و مستندات عنوان کرد.

سبک‌رو استاندارد‌سازی عناوین را با توجه به موارد مورد وثوق از دیگر اقدامات در راستای بهبود این سامانه دانست که با همکاری دفتر همکاری‌های علمی و بین‌المللی صورت گرفته است.

وی بیان کرد: برای اینکه این موارد قابلیت اجرا پیدا کنند، انتظاراتی وجود دارد. مخصوصاً در بحث‌های ابتدایی و برای اجرای آن در سطح دانشگاه نیازمند این است که یک واحد به صورت خاص و متمرکز مسئولیتش را برعهده داشته باشد که دفتر برنامه و بودجه و تحول اداری این کار را انجام داده است.

انتهای پیام/ 4040